Steigerung der Wirtschaftlichkeit
Die Projektzeiterfassung erfüllt verschiedene Funktionen, die einen positiven Effekt auf die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen haben. Ein entscheidender Vorteil dabei ist die Verbesserung des Projekt-Controllings. Unter das Projekt-Controlling fallen sämtliche Tätigkeiten, die erforderlich sind, um ein Projekt während der gesamten Laufzeit zu steuern und bei Bedarf auch in dieses einzugreifen. Mithilfe einer projektbezogenen Zeiterfassung können im Projekt-Controlling beispielsweise wertvolle Erkenntnisse über Hindernisse im Hinblick auf Zeit und Ressourcen identifiziert werden, wodurch laufende sowie zukünftige Projekte effizienter gestaltet werden können.
Durch die genaue Ermittlung des jeweiligen Projektaufwandes sowie der Projektzeiten wird zudem eine vollständige Kostenkontrolle ermöglicht, was sowohl für ein Unternehmen als auch für deren Kunden hilfreich ist. Andernfalls muss der Aufwand für ein Projekt vorab geschätzt werden, was zu einem Problem werden kann, wenn die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden den Schätzwert deutlich überschreiten. Hinzu kommt, dass solche Fehleinschätzungen Zeitressourcen erfordern, wodurch ein Unternehmen weniger Aufträge annehmen kann.
Es wird also deutlich, dass eine Projektzeiterfassung die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen deutlich verbessert und sich positiv auf die Projektplanung, -abrechnung und -Controlling auswirkt. Die Einführung von speziellen Zeiterfassungstools erfordert zwar in finanzieller und zeitlicher Hinsicht Ressourcen, zahlt sich langfristig aber immer aus.
Anforderungen an Software
Auf dem Markt gibt es verschiedene Software-Programme, die darauf ausgelegt sind, die konkrete Arbeitszeit von Projekten zu erfassen. Diese sollten bestenfalls bestimmte Anforderungen erfüllen, um so ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen.
Wichtig bei einer Software zur Projektzeiterfassung:
- Die Zeiten sollten über PC, Tablet, Terminal oder Smartphone erfasst werden können
- Die Menüführung sollte selbsterklärend und einfach in der Anwendung sein
- Die Software sollte detaillierte Projektberichte sowie Analysen zur Verfügung stellen
- Das manuelle Nachtragen von Projektzeiten sollte ebenfalls möglich sein
- Ein Echtzeit-Überblick über geleistete Arbeitszeiten, die Mitarbeiter sowie das Budget kann ebenso von großem Vorteil sein
Eine Software für die Projektzeiterfassung bietet Unternehmen die Möglichkeit, zukünftige Projekte besser planen und Optimierungspotenziale schneller identifizieren zu können. Arbeitgeber sollten jedoch nicht außer Acht lassen, dass eine projektbezogene Zeiterfassung den Druck auf Seiten der Arbeitnehmer erhöhen kann und zudem die Gefahr besteht, dass sie sich kontrolliert fühlen. Sollte sich ein Unternehmen für die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware entscheiden, kann es daher von großem Wert sein, im Vorfeld mit den Mitarbeitenden in einen engeren Austausch zu gehen und die Vorteile hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit des neuen Systems zu erklären.
