Perfekte Rechnungen: So vermeiden Sie die 6 größten Stolperfallen

Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags, denn ohne sie würden Unternehmer für ihre Produkte und Dienstleistungen kein Geld erhalten. Bei der Erstellung schleichen sich jedoch immer wieder Fehler ein, die zu Zahlungsverzögerungen, rechtlichen Problemen oder Datenschutzverletzungen führen können. Jeder dieser Fehler kann unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen – egal, ob es sich dabei um unvollständige Angaben, eine fehlerhafte Mehrwertsteuerberechnung oder Mangel in Bezug auf den Datenschutz handelt. Deshalb beleuchten wir die sechs größten Fehler bei der Rechnungsstellung und geben Tipps dazu, wie sich diese vermeiden lassen.

Fehlende Details: Kleine Fehler, große Auswirkungen

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Rechnung im Papierformat oder eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD handelt. Nach den Vorgaben der GoBD gehören dazu die folgenden Daten:

● Der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens und des Kunden
● Das Rechnungsdatum
● Eine eindeutige Rechnungsnummer
● Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
● Eine genaue Leistungsbeschreibung

Fehlen diese Angaben oder sind sie fehlerhaft, kann der Kunde die Zahlung verweigern oder das Finanzamt beispielsweise die Vorsteuer nicht anerkennen. Damit das nicht passiert, sollte jede Rechnung vor dem Versand noch einmal überprüft werden. In der Praxis funktioniert das am besten mit einer einfachen Checkliste mit den wichtigsten Punkten, um keine Angaben zu übersehen.

Datenschutzverletzungen durch unsichere Übermittlungsmethoden

Der Datenschutz ist ein wichtiges Thema bei der Rechnungserstellung, das von vielen Unternehmen aber oftmals noch immer auf die leichte Schulter genommen wird. Kundendaten wie Namen, Adressen und Kontoinformationen müssen vertraulich behandelt und sicher aufbewahrt werden. Häufig passieren Datenschutzverletzungen bei der unsicheren Übermittlung von Rechnungen per E-Mail oder durch eine ungeschützte Speicherung der Daten.

Eine einfache Lösung für dieses Problem ist die Umstellung auf die E-Rechnung im Format XRechnung, denn mit der Einhaltung der Vorgaben zur XRechnung geht auch automatisch die Einhaltung von Datenschutz und Rechtssicherheit beim elektronischen Rechnungsprozess einher.

Falsche Mehrwertsteuersätze bei grenzüberschreitenden Geschäften

Im Inland werden die Mehrwertsteuersätze zumeist richtig angewendet, doch bei grenzüberschreitenden Geschäften wird die Sache manchmal etwas knifflig. Ein häufiges Problem: Ein deutsches Unternehmen stellt eine Rechnung an einen Kunden in Frankreich und wendet den deutschen Steuersatz an, obwohl der französische gilt. Das kann dazu führen, dass es zu Nachzahlungen kommt oder gar eine Strafe der Finanzbehörden eintrifft. Die Lösung? Gründlich recherchieren, welche Umsatzsteuersätze in der Europäischen Union und in Drittstaaten gelten und gegebenenfalls Expertenrat einholen. Eine Software, die länderspezifische Steuersätze automatisch berechnet, hilft ebenfalls dabei, solche Fehler zu vermeiden und den Prozess zu vereinfachen.

Unternehmen mit einem geringen Einkommen können darüber hinaus die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In diesem Fall dürfen die Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden.

Unklare Leistungsbeschreibungen

Im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist genau festgelegt, welche gesetzlichen Anforderungen eine Leistungsbeschreibung in Deutschland enthalten muss. Dazu gehören:

● Art und Umfang der Leistung
● Zeitpunkt der Leistungserbringung
● Angabe des Entgelts und des angewandten Steuersatzes

Das gilt gleichermaßen für die Erstellung einer Papierrechnung und einer E-Rechnung. Um die Beschreibung zu verbessern, sollten detaillierte Angaben gemacht werden: Was wurde genau gemacht? Wann und in welchem Umfang? Unklare Beschreibungen wie „Dienstleistungen Website“ können zu Rückfragen und Zahlungsverzögerungen führen. Klare Beschreibungen wie „Erstellung einer Website inklusive Design und Programmierung“ sind dagegen transparent und verständlich.

Fehlende Zahlungsbedingungen auf Rechnungen

Fehlende Zahlungsbedingungen können sich auf die Liquidität eines Unternehmens auswirken, denn wenn ein Kunde nicht weiß, bis wann er bezahlen soll oder welche Folgen eine verspätete Zahlung hat, dann sinkt auch seine Motivation für eine unmittelbare Begleichung der Rechnung.

Deshalb ist es wichtig, ein eindeutiges Zahlungsziel sowie mögliche Skonto- oder Mahngebühren auf der Rechnung anzugeben. Formulierungen wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt“ oder „Bei Zahlungsverzug berechnen wir Mahngebühren in Höhe von 5 % des Rechnungsbetrags“ helfen dabei, klare Verhältnisse zu schaffen und sorgen dafür, dass die Zahlungen pünktlich(er) eingehen.

Rechnungen werden zu spät oder zu selten ausgestellt

Ein weiterer häufiger Fehler ist ein zu spätes Erstellen von Rechnungen. Wenn ein Handwerker etwa erst Wochen nach Abschluss der Arbeiten die Rechnung schickt, hat der Kunde die Leistung längst wieder vergessen und ist deshalb auch nicht mehr so motiviert, die Rechnung sofort zu bezahlen. Um diese emotionale Hürde zu vermeiden, sollten die Rechnungen nach Möglichkeit sofort nach Erbringung der Leistung erstellt und verschickt werden. Das funktioniert hervorragend mit einer einfachen Software für die Auftragsabwicklung, die Rechnungen sofort nach Abschluss eines Auftrages automatisch als Papierrechnung oder E-Rechnung an den Empfänger versendet.