Perfekte Rechnungen: So vermeiden Sie die 6 größten Stolperfallen

Fehlende Details: Kleine Fehler, große Auswirkungen

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Rechnung im Papierformat oder eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD handelt. Nach den Vorgaben der GoBD gehören dazu die folgenden Daten:

● Der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmens und des Kunden
● Das Rechnungsdatum
● Eine eindeutige Rechnungsnummer
● Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
● Eine genaue Leistungsbeschreibung

Fehlen diese Angaben oder sind sie fehlerhaft, kann der Kunde die Zahlung verweigern oder das Finanzamt beispielsweise die Vorsteuer nicht anerkennen. Damit das nicht passiert, sollte jede Rechnung vor dem Versand noch einmal überprüft werden. In der Praxis funktioniert das am besten mit einer einfachen Checkliste mit den wichtigsten Punkten, um keine Angaben zu übersehen.

Datenschutzverletzungen durch unsichere Übermittlungsmethoden

Der Datenschutz ist ein wichtiges Thema bei der Rechnungserstellung, das von vielen Unternehmen aber oftmals noch immer auf die leichte Schulter genommen wird. Kundendaten wie Namen, Adressen und Kontoinformationen müssen vertraulich behandelt und sicher aufbewahrt werden. Häufig passieren Datenschutzverletzungen bei der unsicheren Übermittlung von Rechnungen per E-Mail oder durch eine ungeschützte Speicherung der Daten.

Eine einfache Lösung für dieses Problem ist die Umstellung auf die E-Rechnung im Format XRechnung, denn mit der Einhaltung der Vorgaben zur XRechnung geht auch automatisch die Einhaltung von Datenschutz und Rechtssicherheit beim elektronischen Rechnungsprozess einher.

Falsche Mehrwertsteuersätze bei grenzüberschreitenden Geschäften

Im Inland werden die Mehrwertsteuersätze zumeist richtig angewendet, doch bei grenzüberschreitenden Geschäften wird die Sache manchmal etwas knifflig. Ein häufiges Problem: Ein deutsches Unternehmen stellt eine Rechnung an einen Kunden in Frankreich und wendet den deutschen Steuersatz an, obwohl der französische gilt. Das kann dazu führen, dass es zu Nachzahlungen kommt oder gar eine Strafe der Finanzbehörden eintrifft. Die Lösung? Gründlich recherchieren, welche Umsatzsteuersätze in der Europäischen Union und in Drittstaaten gelten und gegebenenfalls Expertenrat einholen. Eine Software, die länderspezifische Steuersätze automatisch berechnet, hilft ebenfalls dabei, solche Fehler zu vermeiden und den Prozess zu vereinfachen.

Unternehmen mit einem geringen Einkommen können darüber hinaus die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In diesem Fall dürfen die Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden.

Unklare Leistungsbeschreibungen

Im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ist genau festgelegt, welche gesetzlichen Anforderungen eine Leistungsbeschreibung in Deutschland enthalten muss. Dazu gehören:

● Art und Umfang der Leistung
● Zeitpunkt der Leistungserbringung
● Angabe des Entgelts und des angewandten Steuersatzes

Das gilt gleichermaßen für die Erstellung einer Papierrechnung und einer E-Rechnung. Um die Beschreibung zu verbessern, sollten detaillierte Angaben gemacht werden: Was wurde genau gemacht? Wann und in welchem Umfang? Unklare Beschreibungen wie „Dienstleistungen Website“ können zu Rückfragen und Zahlungsverzögerungen führen. Klare Beschreibungen wie „Erstellung einer Website inklusive Design und Programmierung“ sind dagegen transparent und verständlich.

Fehlende Zahlungsbedingungen auf Rechnungen

Fehlende Zahlungsbedingungen können sich auf die Liquidität eines Unternehmens auswirken, denn wenn ein Kunde nicht weiß, bis wann er bezahlen soll oder welche Folgen eine verspätete Zahlung hat, dann sinkt auch seine Motivation für eine unmittelbare Begleichung der Rechnung.

Deshalb ist es wichtig, ein eindeutiges Zahlungsziel sowie mögliche Skonto- oder Mahngebühren auf der Rechnung anzugeben. Formulierungen wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt“ oder „Bei Zahlungsverzug berechnen wir Mahngebühren in Höhe von 5 % des Rechnungsbetrags“ helfen dabei, klare Verhältnisse zu schaffen und sorgen dafür, dass die Zahlungen pünktlich(er) eingehen.

Rechnungen werden zu spät oder zu selten ausgestellt

Ein weiterer häufiger Fehler ist ein zu spätes Erstellen von Rechnungen. Wenn ein Handwerker etwa erst Wochen nach Abschluss der Arbeiten die Rechnung schickt, hat der Kunde die Leistung längst wieder vergessen und ist deshalb auch nicht mehr so motiviert, die Rechnung sofort zu bezahlen. Um diese emotionale Hürde zu vermeiden, sollten die Rechnungen nach Möglichkeit sofort nach Erbringung der Leistung erstellt und verschickt werden. Das funktioniert hervorragend mit einer einfachen Software für die Auftragsabwicklung, die Rechnungen sofort nach Abschluss eines Auftrages automatisch als Papierrechnung oder E-Rechnung an den Empfänger versendet.

Tags
Nach themenverwandten Beiträgen filtern

Aktuellste news

IBM Storage Protect-Schulungen: Garantierte und rabattierte Angebote 2025 und Kursplan 2026 sind da

IBM Storage Protect-Schulungen: Garantierte und rabattierte Angebote 2025 und Kursplan 2026 sind da

Sie planen das Jahr 2026 und wollen das Wissen in Ihrem IT-Backup-Team auffrischen oder erweitern? Oder haben Sie noch Budget für 2025 und suchen garantierte oder rabattierte Angebote? Hier werden…

Gemeinsam stark: Fusion und neuer Standort eröffnen neue Möglichkeiten für Kunden.

Gemeinsam stark: Fusion und neuer Standort eröffnen neue Möglichkeiten für Kunden.

ZEGO erweitert sein Angebot durch strategische Fusion Aschaffenburg, 15.09.2025. Die Firma ZEGO, ein etabliertes Textilveredelungsunternehmen aus Aschaffenburg, geht einen bedeutenden Schritt in ihrer Unternehmensentwicklung. Ab Oktober übernimmt ZEGO das…

Branchenevent Virtimo [Special] Visions Energy lieferte konkrete Lösungen für die digitale Transformation des Energiemarktes

Branchenevent Virtimo [Special] Visions Energy lieferte konkrete Lösungen für die digitale Transformation des Energiemarktes

Wie wird aus einem Umbruch eine Chance für die Zukunft? Auf der Fachveranstaltung Virtimo [Special] Visions Energy am 11. und 12. September 2025 in Berlin wurde deutlich: Die Energiebranche begegnet…

Aktuellste Interviews

Zuverlässige Kabeltechnik als globaler Erfolgsfaktor

Interview mit Johannes Wick, Geschäftsführer der RINGSPANN RCS GmbH

Zuverlässige Kabeltechnik als globaler Erfolgsfaktor

Mechanische Fernbetätigungen sind unscheinbar, aber unverzichtbar – ob in Zügen, Schiffen oder Industrieanlagen. Die RINGSPANN RCS GmbH mit Sitz in Oberursel hat sich seit ihrer Gründung 1984 zu einem Spezialisten…

Eine Vision für den gesamten Lebenszyklus der Immobilie

Interview mit Stephan Pernkopf, Head of Sales & Marketing der ADOMO Group

Eine Vision für den gesamten Lebenszyklus der Immobilie

Als breit aufgestellter Immobiliendienstleister begleitet die ADOMO Group den gesamten Lebenszyklus von Gebäuden – von der Reinigung über Hausverwaltung und Maklertätigkeit bis hin zu Energiemanagement, ESG-Bewertung und Sicherheitstechnik. Im Gespräch…

„Möbel muss man anfassen, fühlen, ausprobieren“

Interview mit Michael Kösters, Geschäftsführer über Möbel Ewald Kösters GmbH

„Möbel muss man anfassen, fühlen, ausprobieren“

Michael Kösters ist in einem Möbelhaus groß geworden – wortwörtlich. Heute führt er die Möbel Ewald Kösters GmbH in dritter Generation. Im Gespräch erzählt er, warum er trotz starker Konkurrenz…

TOP