Effizientes Arbeiten mit MS Office: Die besten Tipps

Das umfangreiche Portfolio der MS-Office-Anwendungen im Überblick

Wer MS Office kaufen möchte und überlegt, welche Programme die Software-Compilation überhaupt an Bord hat, erhält nachfolgend einen kleinen Einblick.

Im Software-Paket enthalten sind die Anwendungen:

• MS Word
• MS Excel
• MS PowerPoint
• MS Outlook
• MS OneNote
• MS OneDrive
• MS Teams

Während die fünf erstgenannten Anwendungen Vielen bereits aus dem Privatbereich heraus bekannt sind, greifen Anwender auf MS Drive insbesondere im Business zurück. Für die Geschäftswelt ebenso interessant ist das Videokonferenz-Tool MS Teams, das sich zunehmend großer Beliebtheit erfreut.

Kleine Investition für große Ergebnisse im Büroalltag

Um sich den hohen Mehrwert der MS Office Anwendungen im geschäftlichen Umfeld zunutze zu machen, kann man Microsoft Office online bereits zu kleinen Preisen kaufen. Mehr noch: Zu jedem modernen Arbeitsplatz gehört nicht nur eine zeitgemäße Bürogestaltung, sondern ebenso eine verlässliche Digital-Ausstattung mit einer leistungsstarken Software.

MS Teams - mit Tastenkürzeln im gesamten Team schneller zum Ziel

Microsoft Teams ist ein äußerst attraktives und beliebtes Kommunikationstool, das nicht nur das Abhalten von Meetings ermöglicht, sondern auch zum Anrufen und eine innerbetriebliche Konversation per Chat genutzt werden kann. Um interne Absprachen künftig noch zügiger treffen zu können, ist man mit der Kenntnis ausgewählter Tastenkürzel gut beraten.

So lässt sich beispielsweise mit der Tastenkombination "Strg + N" ein neuer Chat aufrufen. Soll zwecks Bearbeitung durch einen Kollegen eine Datei hinzugefügt werden, drückt man "Strg + O". Wer zur letztgenannten Tastenkombination zusätzlich die Umschalt-Taste betätigt, aktiviert oder deaktiviert die Kamera. Der betriebsinterne Kalender lässt sich mithilfe von "Strg + 4" öffnen.

Versand von Dateien per E-Mail? - Mit dieser Lösung klappt das effizienter

Die Zeit aufzuwenden, die es für das Laden größerer E-Mail-Anhänge erfordert, kann sich heute kaum noch ein effizient denkender Mitarbeiter leisten. Bedeutend eleganter ist es, die zu übermittelnden Dateien in eine von Microsoft bereitgestellte Cloud virtuell hochzuladen. Hierfür kann die Anwendung MS OneDrive genutzt werden. Damit der Mitarbeiter, der sich mit der Datei auseinandersetzen soll, über den Upload Kenntnis erhält, wird das Ziel einfach per Link geteilt. Weitere Voraussetzungen erfordert die Nutzung von MS OneDrive hierbei nicht. Der Zugriff durch den Empfänger ist per Linkversand sofort möglich.

E-Mails sofort bearbeiten, aber verzögert versenden - so geht's

Manche Menschen - insbesondere jene, die weniger ausgelastet sind - haben die Angewohnheit, auf empfangene E-Mails sofort mit einem erneuten Fragenkatalog zu reagieren. Da sich das E-Mail-Postfach auf diese Weise bis zum Ende des Tages niemals leert, empfiehlt es sich, die E-Mail einfach zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Das bedeutet jedoch nicht, dass man bis spät abends im Büro bleiben muss. Mit einer einfachen Funktion kann die E-Mail direkt bearbeitet, jedoch zu einem späteren Zeitpunkt abgesendet werden.

Das Geheimnis liegt bei MS Office 365 bei der Dialog-Box unter dem Register "Optionen". Ein Klick auf den Button "Übermittlung verzögern" genügt, damit ein Fenster für die Eintragung von Datum und Uhrzeit aufpoppt. Anschließend wird das Fenster geschlossen und auf "Senden" gedrückt.

Kommentieren von Dokumenten in Echtzeit für effektivere Team-Zusammenarbeit

Die von Microsoft in Office bereitgestellte Kommentarfunktion erlaubt ein Hinzufügen von Anmerkungen, auf deren Basis Dokumente zielgerichtet überarbeitet werden können. Sobald ein angemeldeter Nutzer kommentiert, erhält das Dokument versendende Team-Mitglied die Nachricht live angezeigt. Des Weiteren wird der Kommentar bei Abschluss der Eintragung mit dem Namen des Nutzers versehen. Die Kommentarfunktion kann über das Menü "Einfügen" per einfachem Mausklick aktiviert werden.

Visualisierung in MS Excel mithilfe von kleinen Zell-Diagrammen

Um Daten und andere Inhalte noch anschaulicher darzustellen und auf einen Blick greifbar zu machen, sind Hilfsmittel der Visualisierung sehr gefragt. Sparklines sind daher in MS Excel eine beliebte Lösung, mit denen sich innerhalb einer Wertereihe Trends in nur einer einzigen Zelle darstellen lassen. Sie sind in der Registerkarte "Einfügen" zu finden. Bevor sie der Zelle hinzugefügt werden, gilt es, den Datenbereich, auf den sich die grafische Darstellung beziehen soll, zu markieren. Ab- und Aufschwünge sowie Tendenzen zeigen sich hierdurch transparenter.

MS PowerPoint - Präsentationen öffentlichkeitswirksam in Szene gesetzt

Für den Markenaufbau gilt es, auf effektive Lösungen zurückzugreifen. Hierbei spielt das Corporate Identity (CI) eine entscheidende Rolle. Sind Inhalte öffentlich zu präsentieren, lohnt es sich, in das Markenimage zu investieren. Dies gelingt mithilfe von Fonts, die sich in MS PowerPoint einbetten lassen und die Firma mit all ihren Besonderheiten repräsentieren. Wer noch kein CI entwickelt hat, wird bei den Fonts in der Microsoft Cloud fündig. Ergänzend dazu stellt MS PowerPoint SmartArt-Grafiken zur Verfügung. Sie veranschaulichen Inhalte mithilfe von Diagrammen sowie Grafiken und ermöglichen es, die Präsentationsinhalte sofort zu erfassen.

Gesundheitsschutz per MS Word - Dokumenteninhalte vom System akustisch präsentieren lassen

Wer den ganzen Tag am Bildschirm verbringt, hat meist weder Lust, sich mühsam lesend durch lange Texte zu kämpfen, noch tut dies dem Augenlicht gut. MS Word bietet deshalb die Option, sich die Textinhalte vom Programm vorlesen zu lassen. Dabei können die Augen geschlossen werden und die Konzentration auf den Content wird geschärft. Bei MS Word ist die Funktion "Laut vorlesen" unter Microsoft Office 365 im Reiter "Überprüfen" zu finden. Für das Vorlesen von E-Mails versteckt sie sich im E-Mail-Programm unter dem "Start"-Tab. Beim Aktivieren der Vorlesen-Funktion sollte jedoch sichergestellt werden, dass sich Team-Mitglieder nicht gestört fühlen.

Microsoft eDiscovery-Center findet nahezu jedes abgelegte Dokument

Für effizientes Arbeiten mit MS Office ist es entscheidend, auf Daten wie Zahlen und Fakten schnell und zielgerichtet digital zugreifen zu können. Bei dieser Herausforderung ist das eDiscovery-Center aus dem Hause Microsoft eine große Hilfe. Es durchforstet Word-Dokumente, Notizen, Exchange-Postfächer und Konversationen, die in Skype stattgefunden haben, auf die gesuchten Inhalte. Hierfür kann schlichtweg die Suche nach einem ausgewählten Stichwort bemüht werden. Wer dabei nicht fündig wird bzw. einen genauen Standort ermitteln möchte, kann sich der im eDiscovery-Center gebotenen Standortsuche bedienen.

Fazit

MS Office hat für effizientes Arbeiten im Team jede Menge Tools zu bieten - oft halten sie sich in den verschiedensten Registerkarten der Anwendungen versteckt. Daher lohnt es sich, sich mit den Funktionen in einer ruhigen Minute vertraut zu machen und Nützliches bei einer Team-Besprechung auch den Kollegen zur Information weiterzugeben.