Was ist unter “E-Invoicing” wirklich zu verstehen?
Es handelt sich hierbei um den vollständig digitalen Austausch von Rechnungsdokumenten zwischen einem Sender und einem Empfänger, z. B. einem Lieferanten und einem Käufer. Dieser Vorgang umfasst etwa die Erstellung, Übermittlung, den Empfang und die Archivierung der Rechnungen in elektronischer Form.
Wird die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gesendet und empfangen, kann sie automatisch verarbeitet werden, ohne dass herkömmliche Papierdokumente erforderlich sind.
Entscheidend dabei ist die Abgrenzung zur PDF-Datei, die keine elektronische Rechnung darstellt. Während ein PDF für das menschliche Auge lesbar ist, nutzen echte E-Rechnungen maschinenlesbare, strukturierte Datenformate.
Das Konzept der elektronischen Rechnungsstellung ist zwar weltweit weitgehend gleich, die rechtlichen Anforderungen von Land zu Land unterscheiden sich jedoch. Unterschiede betreffen z. B. die Formate, aber auch die lokalen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. Viele Länder führen verbindliche Prozesse ein, um ihre sogenannte "Mehrwertsteuerlücke" zu schließen und die Steuerkonformität (“Tax Compliance”) insgesamt zu verbessern. Mit einer Lösung wie Banqup sind Unternehmen bereits heute in verschiedenen Ländern konform und erfüllen die gesetzlichen Vorgaben.
Standards für die elektronische Rechnungsstellung
E-Invoicing-Standards legen die Struktur und das Format fest, damit verschiedene Systeme Rechnungen lesen und verarbeiten können. Viele Länder haben ihre eigenen Standards, um die Datensicherheit und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
- Europäischer Standard (EN 16931): Die Europäische Kommission und die EU-Mitgliedstaaten haben einen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung für B2G- (Business-to-Government) und G2G- (Government-to-Government) Transaktionen eingeführt. Dies ist in der europäischen Richtlinie 2014/55/EU festgelegt, weitere Infos finden Sie hier.
- Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine"): Das mittlerweile global genutzte Netzwerk definiert ein einheitliches Datenformat und Protokoll für den Datenaustausch. Unternehmen schließen sich dem Peppol-Netzwerk über einen Zugangspunkt an und alle elektronischen Rechnungen werden im Rahmen von Peppol verarbeitet.
- EDIFACT (“Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”): Dieser Standard wurde für den elektronischen unternehmensübergreifenden Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern mittels EDI entwickelt. EDIFACT ist in ganz Europa verbreitet und definiert u. a. die Art der Adresse, das Format und die Infrastruktur, die für eine konforme elektronische Rechnungsstellung erforderlich sind.
- Länderspezifische Standards: Einige Länder haben spezifische Standards für die E-Rechnung entwickelt, um den individuellen Anforderungen und Steuervorschriften gerecht zu werden. Sie dienen dazu, die Effizienz zu verbessern, Steuerbetrug zu minimieren und den reibungslosen Datenaustausch zwischen Unternehmen zu fördern.
Drei Kernelemente für die E-Rechnung
Drei Elemente sind entscheidend für eine erfolgreiche E-Rechnungsverarbeitung. Zunächst müssen die beteiligten Parteien über eine E-Rechnungsadresse (digitale Adresse für den Austausch zwischen Lieferant und Käufer) verfügen, die je nach Land und Dienstleister unterschiedlich sein kann.
Die entsprechenden Formate sind häufig von den einzelnen Ländern individuell festgelegt. Ein weitverbreitetes Format in Europa ist beispielsweise XML. Dieses wird von jedem Land angepasst, um länderspezifische Informationen wie Umsatzsteuer-ID, Global Location Number (GLN) oder Data Universal Numbering Systeme (DUNS) aufzunehmen.
Den Rahmen für den digitalen Versand bildet die Infrastruktur. Für die Übermittlung von E-Rechnungen gibt es traditionell mehrere unterschiedliche Modelle, die von der direkten Verbindung bis hin zur Nutzung vernetzter Dienstleister reichen. Diese Netzwerkstrukturen gewährleisten einen sicheren Datenaustausch unabhängig von den individuellen IT-Systemen der Geschäftspartner.
Der Prozess und die Auswahl des richtigen E-Rechnung-Anbieters
Der E-Invoicing-Prozess umfasst mehrere Schritte, angefangen bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung. Diese erfolgt entweder über das ERP-System, einen E-Invoicing-Anbieter oder über ein manuelles Online-Formular. Die Wahl hängt hierbei von der Anzahl der Rechnungen ab, die ein Unternehmen verarbeitet. Im zweiten Schritt werden die Daten um notwendige Informationen angereichert und im letzten Schritt in das gewünschte Format konvertiert, bevor die Rechnung über den gewählten Kanal direkt an das System des Empfängers übermittelt wird.
Steht man vor der Wahl eines E-Invoicing-Anbieters, ist es entscheidend, dass dieser u. a. die notwendige automatisierte Konvertierung gewährleistet und sämtliche Formate unterstützt. Denn ein einheitliches weltweites Format existiert nicht. Ein vertrauenswürdiger Anbieter wie Banqup ermöglicht zudem den Zugang zu internationalen Netzwerken und stellt sicher, dass Unternehmen trotz länderspezifischer Anforderungen rechtskonform agieren.
Fazit
E-Invoicing ist ein komplexer Prozess, der klar definiert ist durch (länder-)spezifische Vorgaben und gesetzliche Regelungen. Er stellt Unternehmen teilweise vor große Herausforderungen und sich ständig ändernde gesetzliche Vorgaben zwingen Unternehmen häufig dazu, ihre Prozesse umzustellen; denn die E-Rechnung ist nun einmal mehr als nur ein digitales Dokument und sie ist schon gar kein PDF. E-Invoicing ist gleichzeitig aber auch die Basis und die Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Sie bringt Unternehmen dazu, Rechnungen rechtssicher und zukunftsfähig auszutauschen, und trägt gleichzeitig dazu bei, Betrug zu minimieren.
Kontaktdaten
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