Hybrides Arbeiten, neue Bürokonzepte und die Frage: Wie viel Fläche braucht ein Unternehmen wirklich?

Hybrides Arbeiten wird in der Praxis oft mit einer Mischung von Büro und Mobilarbeit gleichgesetzt, in Form von etwa 60:40 oder 3+2 Modellen. Mitarbeitende sind nicht mehr täglich im Büro anzutreffen, nutzen aber die Bürofläche weiterhin hauptsächlich für Workshops, Projektabstimmungen oder konzentriertes Arbeiten außerhalb des Heims. Daraus ergibt sich ein neues Nutzungsmuster: Räume sind seltener belegt, dafür stärker phasenweise belegt und unterschiedliche Flächenarten gewinnen an Bedeutung.

Wie hybride Arbeit die Flächenauslastung verändert

Erhebungen von Beratungsunternehmen zur Büroauslastung kommen zu ähnlichen Ergebnissen. Über mehrere Jahre gemessene Belegungszahlen zeigen, dass die Präsenzquoten seit der Pandemie beträchtlich gesunken sind und sie zur Zeit im Durchschnitt bei etwa 40 Prozent liegen, an gut genutzten Tagen werden 50 Prozent nur selten überschritten. Gleichzeitig wünschen sich viele Beschäftigte aber wenigstens ein bis drei Tage pro Woche flexibles Arbeiten außerhalb der Büroräume. Eine Vollauslastung wird damit kaum zu erreichen sein.

Für Unternehmen heißt das, dass sich Flächenbedarfe nicht mehr aus Kopfzahlen ableiten lassen. Stattdessen rücken Kennzahlen wie Belegungsgrad, Peak-Auslastung und Nutzung pro Flächentyp in den Fokus.

Vom Einzelarbeitsplatz zum Multispace

Viele New-Work-Konzepte betrachten das Büro nicht mehr primär als Ansammlung individueller Schreibtische, sondern als Multispace mit unterschiedlichen Zonen für Fokusarbeit, offene Kommunikationsflächen, Projektzonen, Workshopräume und informelle Treffpunkte.

Unternehmen, die diese Struktur nutzen, reduzieren in der Regel die Zahl der fest zugewiesenen Arbeitsplätze und setzen stattdessen auf Desk-Sharing. Desk Sharing geht davon aus, dass weniger Schreibtische bereitgestellt werden, als Mitarbeitende zur Verfügung stehen, weil nicht alle gleichzeitig ins Büro kommen. Erfahrungen aus Praxisbeispielen zeigen: Desk Sharing in Verbindung mit klaren handhabbaren Nutzungsregeln und Rückzugsflächen spart Kosten und schafft mehr Vielfalt in der Flächennutzung. Voraussetzung sind eine zuverlässige organisatorische Basis, eine Clean-Desk-Kultur und Transparenz in der Kommunikation, wie Buchung und Nutzung von Arbeitsplätzen funktionieren.

In dieser Phase greifen viele Unternehmen auf digitale Tools zur Organisation von Planung und Nutzung zurück. Eine Plattform wie die Desk Sharing Software von Flexopus kann hier beispielhaft dienen: Sie ermöglicht die Buchung von Arbeitsplätzen über Grundrisse, erhebt Auslastungsdaten und bildet verschiedene Zonen ab, ohne dass dafür eigene IT-Entwicklungen in Auftrag gegeben werden müssen.

Wie viel Fläche bleibt nötig?

Die einfache Gleichung „50 Prozent Präsenz = 50 Prozent weniger Fläche“ greift zu kurz. Dabei sind neben der Zahl der Schreibtische auch Spitzenzeiten, Teamtage und Events zu bedenken. Hybrides Arbeiten verlangt darüber hinaus nach neuen Flächenangeboten, nach Zonen für Zusammenarbeit oder Rückzug, die sich nicht nur an individueller Schreibtischzahl bemessen lassen. Flächenkonzepte werden deshalb zunehmend aus Szenarien entwickelt. Typische Schritte sind hierbei:
● Erhebung der heutigen Nutzung: Belegungszahlen, Meetingstrukturen, Homeofficequoten
● Zielmodellierung, etwa 60:40 hybrid, gewünschte Präsenz für bestimmte Rollen oder Teams
● Ableitung eines Flächenmix aus Einzelarbeitsplätzen, Projektflächen und Meetingzonen
● Berechnung der Desk-Sharingquote, die zur gewünschten Präsenz und zum Flächenbudget passt

Die Fläche, die auf diese Weise resultiert, liegt dann oft unter dem ursprünglichen Bestand, aber über der rein rechnerischen Minimalfläche. Andere Schwerpunkte in der Fläche zeichnen sich ab, etwa mehr hochwertige Kollaborationsflächen oder Ruhezonen, während die klassischen Zellenbüros zurückgehen.

Erfolgsfaktoren für neue Büroformate

Erfahrungsberichte aus Unternehmen und Forschung zeigen, dass sich neue Büroformate nicht allein über Flächenrechnungen einführen lassen. Erfolgreiche Projekte verbinden bauliche Maßnahmen mit digitaler Unterstützung und begleitender Kulturarbeit. Notwendig sind klare Regeln für Präsenz und Nutzung, Beteiligung der Mitarbeitenden am Entwurf und eine Führungskultur, die Ergebnisse und nicht bloße Anwesenheit zählt.

Hybrides Arbeiten nimmt damit den Druck von der Bürofläche: weg von statischer Infrastruktur, hin zur strategisch geplanten, erfassten und laufend angepassten Ressource.