Geschäftsreisen digital gesteuert

Interview mit Michael Krenz, Geschäftsführer und Gründer der TourisMarketing Service GmbH (CRC)

Wer heute aus dem Hotel auscheckt, ohne vor Ort zu bezahlen, nutzt einen Prozess, bei dem Buchung, Zahlung und Abrechnung digital im Hintergrund organisiert werden. Die TourisMarketing Service GmbH aus Stralsund entwickelt dafür Lösungen für Unternehmen im Geschäftsreisebereich – gebündelt in ihrer Plattform Corporate Rates Club (CRC). Geschäftsführer und Gründer Michael Krenz erläutert, wie sich das Unternehmen vom tourismusnahen Anbieter zu einem führenden europäischen Spezialisten entwickelt hat.

Wirtschaftsforum: Herr Krenz, was unterscheidet Ihre Lösung für Geschäftsreisen konkret von anderen Anbietern?

Michael Krenz: Der entscheidende Unterschied ist, dass wir nicht nur ein Buchungstool sind, sondern ein integrierter Bestandteil der Unternehmensprozesse. Unsere Kunden buchen Hotels weltweit über eine Plattform, müssen aber vor Ort nichts mehr bezahlen. Wir verbinden Buchung, Zahlung und Abrechnung in einem durchgängigen digitalen Prozess und integrieren uns direkt in die Einkaufs-, Abrechnungs- und Finanzsysteme unserer Kunden. Damit reduzieren wir den administrativen Aufwand erheblich und schaffen gleichzeitig Transparenz und Kostenkontrolle. Gleichzeitig sorgen wir dafür, dass sich die Prozesse nahtlos in bestehende Strukturen einfügen und für die Mitarbeitenden so einfach wie möglich bleiben. Heute vermitteln wir in der Gruppe rund 5 Milliarden EUR Hotelbuchungsvolumen pro Jahr und wickeln täglich etwa 60.000 Buchungen ab.

Wirtschaftsforum: Sie gehen also deutlich über die reine Hotelbuchung hinaus und bieten zugleich eine hohe Flexibilität für Unternehmen?

Michael Krenz: Absolut. Die Buchung ist nur der Einstieg. Der eigentliche Mehrwert entsteht danach. Früher mussten Geschäftsreisende vor Ort bezahlen, Belege sammeln und Abrechnungen erstellen. Heute läuft das alles automatisiert im Hintergrund. Wir prüfen Rechnungen, stellen sicher, dass sie steuerlich korrekt sind und spielen die Daten direkt in die Systeme des Unternehmens zurück, etwa in ERP- oder Expense-Lösungen. Für den Mitarbeitenden bedeutet das: Er reist, und der Rest funktioniert im Hintergrund. Für das Unternehmen bedeutet es standardisierte Prozesse und deutlich weniger Aufwand. Gleichzeitig ist unser System sehr flexibel. Unternehmen können bei uns exakt definieren, welche Leistungen übernommen werden – von Übernachtung und Frühstück bis hin zu Zusatzleistungen wie Parken oder bei längeren Aufenthalten auch Reinigungskosten. Diese Regeln werden automatisch umgesetzt und an die Hotels übermittelt, sodass es vor Ort keine Unklarheiten gibt. Unsere Plattform passt sich den Unternehmensvorgaben an, nicht umgekehrt.

Wirtschaftsforum: Welche Rolle spielen in diesem Zusammenhang Technologie und künstliche Intelligenz?

Michael Krenz: Technologie ist die Grundlage unseres Geschäftsmodells. Wir arbeiten mit einer sehr großen, globalen Hoteldatenbasis und zahlreichen Schnittstellen zu Partnern und Systemen. Gleichzeitig investieren wir massiv in Automatisierung und KI. Heute unterstützen unsere Systeme bereits bei der Auswahl von Hotels oder bei der Optimierung von Prozessen. In Zukunft wird KI noch stärker in die Kommunikation und in operative Abläufe eingebunden sein. Gleichzeitig bleibt Datensicherheit ein zentrales Thema, gerade wenn es um sensible Unternehmens- und Abrechnungsdaten geht. Unser Ziel ist es, Technologie so einzusetzen, dass sie Prozesse vereinfacht, ohne die Kontrolle für die Unternehmen zu verlieren.

Wirtschaftsforum: Sie sind heute Teil einer größeren Gruppe. Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Michael Krenz: Wir gehören zur S4BT-Gruppe, „Solutions for Business Travel“, einer europäischen Unternehmensgruppe im Geschäftsreisebereich. Durch die Bündelung von Volumen – aktuell rund 5 Milliarden EUR jährlich – erreichen wir bessere Einkaufskonditionen bei Hotels und können diese Vorteile an unsere Kunden weitergeben. Gleichzeitig greifen wir auf eine gemeinsame, sehr umfangreiche Hoteldatenbank zu und profitieren von internationalen Strukturen. Für unsere Kunden bedeutet das bessere Preise, größere Auswahl und eine stabile, skalierbare Lösung. Darüber hinaus können wir Innovationen schneller vorantreiben, weil wir innerhalb der Gruppe Ressourcen bündeln und Entwicklungen gemeinsam umsetzen.

Wirtschaftsforum: Wie wichtig ist die internationale Präsenz für Ihr Geschäft?

Michael Krenz: Sie ist heute entscheidend. Viele unserer Kunden sind international tätig, und diese erwarten auch einen global funktionierenden Service. Durch unsere Standorte in mehreren europäischen Ländern können wir Kunden lokal betreuen – in ihrer Sprache, in ihrer Zeitzone – und gleichzeitig einen standardisierten Prozess im Hintergrund gewährleisten. Das macht uns besonders attraktiv für große, international agierende Unternehmen. Gleichzeitig können wir so kulturelle und regulatorische Unterschiede besser berücksichtigen.

Wirtschaftsforum: Ihr Unternehmen hat im Tourismus begonnen und gleichzeitig große Krisen erlebt – wie haben diese Erfahrungen Ihre heutige Spezialisierung geprägt?

Michael Krenz: Wir sind 1998 mit einer Plattform für touristische Übernachtungen gestartet. Nach den Krisen Anfang der 2000er-Jahre haben wir bewusst ein zweites Standbein aufgebaut und uns auf Geschäftsreisen fokussiert. Ein wichtiger Schritt war die Zusammenarbeit mit BMW, aus der unsere zentrale Plattform für Geschäftsreisen entstanden ist, der Corporate Rates Club (CRC). Damit konnten wir erstmals Buchung und Prozesse stärker in die Unternehmensabläufe integrieren. Die Pandemie war dann die größte Herausforderung: Innerhalb kürzester Zeit brach das Geschäft weg, nahezu alle Buchungen wurden storniert. Wir haben uns trotzdem entschieden zu investieren, Prozesse zu optimieren und den Vertrieb auszubauen – und konnten so über 200 neue Kunden gewinnen. Als der Markt zurückkam, waren wir entsprechend gut vorbereitet und konnten schnell wieder wachsen und unsere Marktposition weiter ausbauen.

Wirtschaftsforum: Welche Entwicklungen erwarten Sie in den kommenden Jahren?

Michael Krenz: Wir werden eine noch stärkere Integration von Technologie sehen, insbesondere durch KI. Gleichzeitig wird die Bedeutung von Daten, Sicherheit und nahtlosen Prozessen weiter zunehmen. Aber eines bleibt aus meiner Sicht zentral: der persönliche Service. Digitalisierung ist wichtig, aber sie ersetzt nicht den direkten Ansprechpartner. Der Schlüssel liegt darin, beides intelligent zu verbinden – effiziente Technologie und verlässliche Betreuung. Genau daran arbeiten wir kontinuierlich weiter, um unseren Kunden auch künftig einen echten Mehrwert zu bieten und sie in ihren Geschäftsreiseprozessen nachhaltig zu unterstützen.