E-Procurement Software: Die Besten in Deutschland

Die Digitalisierung des Einkaufs ist für Unternehmen in Deutschland kein Trend mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. E-Procurement-Software, also Software für die elektronische Beschaffung, hat sich als entscheidender Hebel für mehr Effizienz, Transparenz und Kostenkontrolle etabliert.

Angesichts der wachsenden Zahl von B2B-E-Commerce-Angeboten sehen sich viele Firmen mit der Herausforderung konfrontiert, ihre dezentralen Bestellprozesse zu kanalisieren und zu steuern. Eine leistungsstarke Softwarelösung ist hier der Schlüssel zum Erfolg. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel die besten und empfehlenswertesten Anbieter für E-Procurement in Deutschland vor und geben Ihnen einen umfassenden Ratgeber an die Hand, um die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.

Hivebuy

Eine besonders empfehlenswerte Option für mittelständische Unternehmen ist Hivebuy. Die Software wurde gezielt entwickelt, um die Herausforderungen des indirekten Einkaufs in KMUs zu meistern. Der Ansatz von Hivebuy ist es, den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsanforderung über die Freigabe bis zur Rechnungsprüfung – in einer einzigen, intuitiven Plattform zu orchestrieren. Die Gründer, selbst erfahrene Einkaufs- und Finanzexperten, haben die Lösung aus der Frustration über die Komplexität bestehender Systeme entwickelt. Das unter hivebuy.com zu findende Ergebnis ist ein Werkzeug, das nicht nur für erfahrene Einkäufer, sondern explizit auch für Mitarbeiter ohne spezielle Einkaufskenntnisse konzipiert wurde. Dies fördert die unternehmensweite Akzeptanz und sorgt dafür, dass definierte Prozesse und Budgets eingehalten werden, ohne die Agilität zu verlieren.
Die Stärke von Hivebuy liegt in der nahtlosen Integration in die bestehende Arbeitsweise der Mitarbeiter und der schnellen Implementierung, die oft in wenigen Stunden möglich ist. Führende B2B-E-Commerce-Anbieter sind bereits angebunden, sodass Mitarbeiter in ihren gewohnten Online-Shops bestellen können, während die Software im Hintergrund für die Einhaltung von Richtlinien und die Budgetkontrolle in Echtzeit sorgt.

Zielgruppe: Speziell auf die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen zugeschnitten, mit einem Fokus auf den indirekten Einkauf.
Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform ist so gestaltet, dass sie von allen Mitarbeitern – vom Bedarfsträger bis zum Finanzcontrolling – ohne tiefgreifende Vorkenntnisse genutzt werden kann
Prozess-Orchestrierung: Hivebuy bildet den kompletten Procure-to-Pay-Prozess ab und ersetzt umständliche manuelle Freigabeprozesse per E-Mail oder Excel.
Budget- und Richtlinienkontrolle: Budgets und interne Einkaufsrichtlinien werden direkt in den Bestellprozess integriert und in Echtzeit überwacht.
Integration: Die Software lässt sich einfach in bestehende Systemlandschaften einbinden und integriert zahlreiche B2B-Online-Shops, was die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erhöht
Schnelle Implementierung: Im Gegensatz zu vielen komplexen ERP-Lösungen kann Hivebuy oft innerhalb weniger Stunden ohne großen technischen Aufwand eingeführt werden
Branchenunabhängigkeit: Die Lösung ist branchenübergreifend einsetzbar und hat Referenzkunden in Bereichen wie Handel, Chemie, Logistik und Dienstleistungen.

Simple System

Simple System ist eine etablierte E-Procurement-Plattform, die sich als offener Marktplatz speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen bei der Beschaffung von C-Teilen und indirekten Materialien konzentriert. Die Stärke der Lösung liegt in der Bündelung einer riesigen Artikelauswahl von Hunderten qualifizierten Lieferanten auf einer einzigen, einfach zu bedienenden Oberfläche. Anstatt viele einzelne Lieferantenbeziehungen pflegen zu müssen, erhalten Unternehmen Zugriff auf ein breites Sortiment – von Arbeitsschutz über Büromaterial bis hin zu Werkzeugen. Dies vereinfacht den Bestellprozess für Mitarbeiter und reduziert gleichzeitig die Prozesskosten im Einkauf erheblich. Simple System ist damit ideal für Firmen, die ihren operativen Einkauf für indirekte Bedarfe ohne großen Implementierungsaufwand digitalisieren und Maverick Buying effektiv unterbinden wollen.

Offener Marktplatz: Bietet Zugriff auf über 80 Millionen Artikel von zahlreichen Lieferanten und ermöglicht so Preisvergleiche und eine einfache Bedarfsdeckung aus einer Hand.
Fokus auf C-Teile: Spezialisiert auf die effiziente Abwicklung von Bestellungen mit geringem Wert, aber hoher Prozesskostenintensität.
Einfache Bedienung: Die browserbasierte Plattform ist intuitiv gestaltet, sodass Mitarbeiter ohne lange Einarbeitung Bestellungen auslösen können.
Prozessautomatisierung: Digitale Genehmigungsworkflows, Kostenstellen- und Budgetzuweisungen sind Standard und ersetzen manuelle Freigaben.
ERP-Integration: Bestellungen können über Schnittstellen vollautomatisiert in das Warenwirtschaftssystem des Kunden übertragen und dort weiterverarbeitet werden.
Transparenz und Analyse: Detaillierte Auswertungen zu Bestellungen, Umsätzen und Lieferanten schaffen eine fundierte Datenbasis für strategische Einkaufsentscheidungen.

Precoro

Precoro ist eine international ausgerichtete und benutzerfreundliche Beschaffungssoftware, die darauf abzielt, den gesamten Procure-to-Pay-Prozess für kleine und mittelständische Unternehmen zu zentralisieren und zu automatisieren. Der Ansatz von Precoro ist es, Klarheit und Kontrolle in jeden Schritt des Einkaufs zu bringen – von der Bestellanforderung über die Genehmigung bis zur Rechnungsstellung und Zahlung. Die Plattform zeichnet sich durch ihre intuitive Oberfläche und eine schnelle Implementierung aus, was eine hohe Akzeptanz im gesamten Team fördert. Besonderer Wert wird auf die flexible Anpassung von Genehmigungsworkflows und die Echtzeit-Budgetkontrolle gelegt, um unkontrollierte Ausgaben zu verhindern und die Einhaltung von Richtlinien zu gewährleisten.

Zentralisierung und Transparenz: Alle einkaufsrelevanten Dokumente und Prozesse werden an einem Ort gebündelt, was einen vollständigen Überblick über alle Ausgaben ermöglicht.
Intuitive Workflows: Die klare und einfache Gestaltung der Plattform ermöglicht es Mitarbeitern, ohne aufwändige Schulung Bestellanforderungen zu erstellen und zu verwalten.
Flexible Genehmigungsprozesse: Genehmigungsworkflows können individuell an die Unternehmensstruktur und Hierarchien angepasst werden.
Budget-Management in Echtzeit: Budgets können einfach angelegt und überwacht werden; das System verhindert automatisch Bestellungen, die das Budget überschreiten.
Nahtlose Integrationen: Precoro bietet Standard-Integrationen zu gängigen Buchhaltungssystemen wie QuickBooks, Xero und NetSuite sowie eine offene API für individuelle Anbindungen.
Mobile Nutzung: Eine dedizierte mobile App ermöglicht es, Genehmigungen und Bestellungen auch von unterwegs zu verwalten, was die Prozessgeschwindigkeit erhöht.

Onventis

Onventis positioniert sich als ein All-in-One-Procurement-Netzwerk für den Mittelstand, das die gesamte Prozesskette vom strategischen bis zum operativen Einkauf (Source-to-Pay) digitalisiert. Die Lösung geht über eine reine Bestellplattform hinaus und vernetzt Einkäufer und Lieferanten auf einer kollaborativen Plattform. Der modulare Aufbau der Suite ermöglicht es Unternehmen, genau die Funktionen zu implementieren, die sie benötigen – sei es Lieferantenmanagement, Sourcing, Vertragsmanagement oder die klassische operative Beschaffung und Rechnungsautomatisierung. Onventis ist damit besonders für mittelständische Unternehmen geeignet, die nicht nur ihre operativen Bestellprozesse, sondern ihren gesamten Einkauf strategisch weiterentwickeln und digital transformieren möchten.

Ganzheitliche Source-to-Pay-Suite: Die Plattform deckt alle Einkaufsprozesse von der Lieferantensuche und -qualifizierung über Ausschreibungen bis zur Bezahlung ab.
Kollaboratives Netzwerk: Verbindet Einkäufer und Lieferanten, um die Kommunikation, den Datenaustausch und die gemeinsamen Geschäftsprozesse zu vereinfachen.
Modularer Aufbau: Unternehmen können flexibel mit einzelnen Modulen starten (z. B. Procure-to-Pay) und die Lösung schrittweise um weitere Funktionen wie Sourcing oder Vertragsmanagement erweitern.
Starke SAP-Integration: Onventis bietet tiefgreifende und zertifizierte Schnittstellen zu SAP-Systemen und ist eine anerkannte Alternative für SAP-Kunden, die ihre Einkaufsprozesse modernisieren wollen.
Spend Analytics: Integrierte Analyse-Tools schaffen volle Transparenz über alle Unternehmensausgaben und helfen dabei, Einsparpotenziale zu identifizieren und zu realisieren.
Fokus auf den Mittelstand: Die Lösung ist speziell auf die Anforderungen und die Komplexität mittelständischer Unternehmen zugeschnitten und kombiniert Funktionsvielfalt mit Skalierbarkeit.

Veenion

Veenion ist ein deutscher Anbieter, der sich mit seiner Cloud-Lösung ebenfalls auf die Optimierung von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen spezialisiert hat. Die Plattform ist modular aufgebaut, sodass Unternehmen die für sie relevanten Funktionen flexibel zusammenstellen können. Der Fokus liegt auf einer einfachen und intuitiven Bedienung, um die Akzeptanz im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Veenion deckt den Procure-to-Pay-Prozess ab und bietet Module für den Einkauf, die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement. Besonders für mittelständische Unternehmen, die eine flexible und skalierbare Cloud-Lösung aus Deutschland suchen, stellt Veenion eine interessante Alternative dar. Die Plattform legt Wert auf eine transparente Preisgestaltung und eine schnelle Implementierung.

Modularer Aufbau: Kunden können die benötigten Module (z.B. Bestellanforderung, Rechnungseingang, Vertragsverwaltung) flexibel auswählen und kombinieren.
Cloud-basiert und intuitiv: Als reine Cloud-Lösung ist die Software von überall zugänglich und auf eine einfache, benutzerfreundliche Bedienung ausgelegt.
Automatisierter Workflow: Veenion automatisiert den gesamten Prozess von der Bedarfsmeldung über die Genehmigung bis zur revisionssicheren Archivierung der Rechnungen.
Lieferantenintegration: Die Lösung ermöglicht die Anbindung von Lieferantenkatalogen und die Verwaltung von Lieferanteninformationen an einem zentralen Ort.
Transparenz und Reporting: Dashboards und Auswertungen liefern einen klaren Überblick über Bestellungen, Budgets und den Status von Rechnungen.
Deutscher Anbieter: Für Unternehmen, die Wert auf einen Anbieter mit Sitz und Rechenzentrum in Deutschland legen, ist Veenion eine attraktive Option.

Alles, was Sie über E-Procurement-Software wissen müssen

Die Auswahl der richtigen Software ist eine wichtige strategische Entscheidung. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir die häufigsten und wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Procurement recherchiert und beantwortet.
Was genau ist E-Procurement-Software?
E-Procurement (elektronische Beschaffung) bezeichnet die Unterstützung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse eines Unternehmens durch digitale Technologien. Eine E-Procurement-Software ist eine Anwendung, die diese Prozesse digitalisiert und automatisiert. Das reicht von der Bedarfsanforderung durch einen Mitarbeiter über den Genehmigungsworkflow, die eigentliche Bestellung beim Lieferanten bis hin zur Rechnungsprüfung und -freigabe. Ziel ist es, den gesamten "Procure-to-Pay"-Zyklus effizienter, transparenter und kostengünstiger zu gestalten.

Welche zentralen Vorteile bietet die Einführung einer solchen Software?

Die Implementierung einer E-Procurement-Lösung bringt Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken:

Prozesskosten senken: Manuelle, papierbasierte Prozesse sind langsam und fehleranfällig. Die Automatisierung von Genehmigungsworkflows, Bestellübermittlung und Rechnungsprüfung reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Einkaufspreise optimieren: Durch die Bündelung von Bedarfen und die Nutzung von Rahmenverträgen oder Katalogeinkäufen können bessere Konditionen mit Lieferanten verhandelt werden. Die Transparenz über alle Bestellvorgänge verhindert den unkontrollierten "wilden Einkauf" (Maverick Buying) zu ungünstigen Preisen.
Transparenz und Kontrolle schaffen: Sie erhalten jederzeit einen vollständigen Überblick über alle getätigten Bestellungen, offene Verbindlichkeiten und die Auslastung der Budgets in Echtzeit. Dies ermöglicht eine bessere finanzielle Planung und Steuerung.
Compliance sicherstellen: In der Software hinterlegte Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsregeln stellen sicher, dass alle Bestellungen konform mit den internen Vorgaben erfolgen. Dies minimiert Risiken und sorgt für Revisionssicherheit.
Effizienz für alle Mitarbeiter steigern: Mitarbeiter können ihre Bedarfe schnell und einfach über eine zentrale Plattform anmelden, anstatt auf umständliche E-Mail- oder Telefonbestellungen zurückgreifen zu müssen. Dies beschleunigt die Beschaffung und erhöht die Zufriedenheit.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer E-Procurement-Lösung achten?

Die richtige Software passt zu den spezifischen Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens. Achten Sie bei Ihrer Entscheidung auf folgende Kriterien:

Benutzerfreundlichkeit (Usability): Die Software wird nicht nur von der Einkaufsabteilung, sondern von vielen Mitarbeitern genutzt. Eine intuitive und einfache Bedienung ist entscheidend für eine hohe Akzeptanz im Unternehmen.
Integrationsfähigkeit: Prüfen Sie, wie gut sich die Lösung in Ihre bestehende IT-Landschaft, insbesondere in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System, integrieren lässt. Vorkonfigurierte Schnittstellen sind hier ein großer Vorteil.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Ein modularer Aufbau oder flexible Lizenzmodelle ermöglichen es, mit den wichtigsten Funktionen zu starten und später zu erweitern.
Funktionsumfang: Decken die Funktionen der Software Ihren gesamten Bedarf ab? Benötigen Sie nur eine Lösung für Bestellanforderungen und Freigaben oder auch für Vertragsmanagement, Lieferantenbewertung oder Ausgabenanalyse?
Implementierungsaufwand: Wie schnell und mit welchem Aufwand kann die Software eingeführt werden? Cloud-basierte Lösungen sind hier oft im Vorteil gegenüber klassischen On-Premise-Systemen, die langwierige IT-Projekte erfordern können.
Support und Service: Ein kompetenter und gut erreichbarer Kundenservice vom Anbieter ist besonders in der Einführungsphase und im laufenden Betrieb von unschätzbarem Wert.

Die Digitalisierung des Einkaufs ist eine Investition, die sich schnell auszahlt. Indem Sie Prozesse verschlanken und die Kontrolle über Ihre Ausgaben zurückgewinnen, schaffen Sie die notwendigen Freiräume, um sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren und Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.