"Dokumentenmanagement: Der Maschinenraum digitaler Souveränität"

Interview mit Peter Kreitmeir, COO der OPTIMAL SYSTEMS GmbH München

Digitale Informationsprozesse sind heute entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH entwickelt seit über 35 Jahren Lösungen für Dokumenten- und Informationsmanagement. Im Gespräch erklärt COO Peter Kreitmeir, wie sich das Unternehmen strategisch aufstellt, warum Wahlfreiheit zwischen Cloud und On-Premise wichtig bleibt und welche Rolle KI, Datenschutz und Marktveränderungen für die weitere Entwicklung spielen.

Wirtschaftsforum: Herr Kreitmeir, was zeichnet die Entwicklung Ihres Unternehmens aus?

Peter Kreitmeir: OPTIMAL SYSTEMS besteht seit 35 Jahren und wurde 1991 in Berlin gegründet, wo sich bis heute Zentrale und Entwicklung befinden. Wir sind im digitalen Umfeld gewachsen und haben Krisen stets als Entwicklungsschub genutzt. Seit 2020 gehören wir zur Kyocera-Gruppe, die strategisch in Digitalisierung investiert hat – weil klar ist: Die Zukunft liegt in digitalen Prozessen und in ganzheitlichen Lösungen.

Wirtschaftsforum: Welche Rolle spielen Sie persönlich im Unternehmen?

Peter Kreitmeir: Ich bin seit 17 Jahren im Unternehmen und als COO für das operative Geschäft in Bayern verantwortlich. Die Münchner Gesellschaft wurde 2008 gegründet, kurz danach bin ich eingestiegen. Trotz Digitalisierung bleiben wir bewusst regional aufgestellt – denn hinter jeder Technologie stehen Menschen.

Wirtschaftsforum: Wie ist die Unternehmensstruktur organisiert?

Peter Kreitmeir: Die Berliner Muttergesellschaft gehört zu 100 % zum Kyocera Konzern. Unsere lokalen Gesellschaften sind unterschiedlich aufgestellt und folgen dem Prinzip sogenannter „Amoeba Organizations“, also dezentraler, unternehmerisch geführter Einheiten mit klarer Kundenorientierung und eigener Ergebnisverantwortung. Teilweise werden diese von geschäftsführenden Gesellschaftern oder lokalen Geschäftsführern geleitet. Für unsere Kunden bedeutet das vor allem eines: kurze Wege, schnelle Entscheidungen und feste, verantwortliche Ansprechpartner vor Ort. Gleichzeitig profitieren sie von der Stabilität und den Ressourcen einer starken Unternehmensgruppe im Hintergrund. In Deutschland beschäftigen wir rund 700 Mitarbeitende, davon etwa 30 am Standort München. Entwicklung sowie zentrale Funktionen sind gebündelt, während die einzelnen Standorte regional agieren und teilweise auch branchenspezifische Schwerpunkte setzen. München betreut vorrangig den bayerischen Markt und ist dabei weitgehend branchenübergreifend aufgestellt. Weitere Standorte befinden sich in Bielefeld, Dortmund, Frankfurt, Hamburg, Hannover, Jena, Konstanz, Leipzig und Stuttgart. Unser Fokus liegt klar auf Deutschland und der gesamten DACH-Region.

Wirtschaftsforum: Was ist Ihr Kerngeschäft?

Peter Kreitmeir: Unser Schwerpunkt ist das digitale Informationsmanagement – also Dokumentenmanagement beziehungsweise Enterprise Content Management. Mit enaio®, unserem Full-Feature-DMS, und der Content-Services-Plattform yuuvis® schaffen wir den Maschinenraum für digitale Informationen: Dokumente werden nicht nur rechtssicher archiviert und sind an einem zentralen Ort strukturiert, sondern in digitalen Prozessen intelligent nutzbar gemacht. Das zeigt sich beispielsweise bei Eingangsrechnungen, im Vertragsmanagement oder in digitalen Personalakten. Entscheidend ist dabei die nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften – etwa in gängige Office-Anwendungen sowie ERP- und FiBu-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 oder DATEV. So entstehen durchgängige und effiziente Prozesse, in denen Informationen genau dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.

Wirtschaftsforum: Warum bieten Sie sowohl On-Premise- als auch Cloud-Lösungen an?

Peter Kreitmeir: Wir bieten On-Premise-, Cloud- und hybride Modelle an, weil unsere Kunden sehr unterschiedliche Anforderungen haben und wir bewusst keine Einheitslösung vorgeben wollen. In Deutschland spielen Themen wie Datenschutz, DSGVO-Konformität und wirtschaftliche Betrachtungen eine zentrale Rolle. Gerade bei langfristigen Investitionen zeigt sich, dass sich vermeintlich günstige Abo-Modelle kaufmännisch über die Jahre relativieren können. Gleichzeitig gibt es Branchen und Organisationen, in denen reine Cloud-Lösungen regulatorisch gar nicht infrage kommen. Wir beobachten zudem, dass Unternehmen heute differenzierter und weniger ideologisch entscheiden – je nach Anwendungsfall, Sicherheitsanforderung und Wirtschaftlichkeit. Unser Ansatz ist daher klar: Wir beraten technologieoffen und ermöglichen unseren Kunden, genau das Betriebsmodell zu wählen, das am besten zu ihren Anforderungen passt – heute und auch mit Blick auf zukünftige Entwicklungen. Hybride Szenarien spielen dabei aus meiner Sicht aktuell eine entscheidende Rolle, weil sie das Beste aus beiden Welten verbinden können.

Wirtschaftsforum: In welchen Branchen sind Sie aktiv?

Peter Kreitmeir: Wir sind branchenübergreifend aufgestellt, von Industrie und Handel über Sozialwirtschaft oder Kirchen, bis hin zu öffentlichen Verwaltungen, wo wir seit vielen Jahren zu den Top-Anbietern im Bereich Dokumentenmanagement zählen. Diese Diversifikation hat uns stabil durch Krisen geführt. Während sich Investitionen aus z.B. der Automobilbranche abschwächten, setzte die Sozialwirtschaft ihren Digitalisierungskurs konsequent fort.

Wirtschaftsforum: Welche Auswirkungen hatte Corona?

Peter Kreitmeir: Corona war ein deutlicher Beschleuniger. Unternehmen mussten kurzfristig ortsunabhängig und flexibel arbeiten können. Gleichzeitig verlagerte sich die Kommunikation zunehmend von der klassischen E-Mail hin zu Kollaborationsplattformen wie MS Teams. Digitalisierung bedeutet daher weit mehr als das reine Scannen und Ablegen von Dokumenten – entscheidend sind intelligente, integrierte Prozesse.

Wirtschaftsforum: Wie gewinnen Sie Kunden?

Peter Kreitmeir: Große Messeauftritte wie früher auf der CeBIT gehören der Vergangenheit an. Heute setzen wir stärker auf Webcasts, Fachkongresse und gezielte klassische Akquise. Hinzu kommen regionale Formate wie IHK-Veranstaltungen oder Workshops. Nach 35 Jahren am Markt verfügen wir zudem über eine starke Reputation und mehr als 2.000 Kunden.

Wirtschaftsforum: Wie sehen Sie die Zukunft des Unternehmens?

Peter Kreitmeir: Viele Unternehmen sind heute in einzelnen Bereichen digital aufgestellt, schöpfen das Potenzial ihrer Informationen und Dokumente jedoch noch nicht konsequent aus. Entscheidend wird sein, Daten strukturiert, pragmatisch nutzbar zu machen und in durchgängige, sichere Prozesse zu überführen. Künstliche Intelligenz eröffnet hier enorme Chancen, etwa bei der Automatisierung, der intelligenten Klassifizierung oder bei der Suche nach Informationen. Wir ermöglichen unseren Kunden beispielsweise schon heute, ihren Datenbestand nicht nur über klassische Volltextsuchen zu durchsuchen, sondern auch gezielt Fragen zu stellen – vergleichbar mit bekannten KI-Ansätzen, jedoch vollständig DSGVO-konform und innerhalb einer sicheren Systemumgebung. Gerade in diesem Zusammenspiel aus strukturierten Daten, durchgängigen Prozessen und intelligenter Nutzung liegen erhebliche Potenziale für mehr Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit – branchenübergreifend. Wir wachsen seit Jahren kontinuierlich und sehen in diesem Markt weiterhin großes Entwicklungspotenzial.