Die smarten Veranstaltungsplaner

Interview mit Vinzenz Graf von Brühl, Geschäftsführer der MICE Portal GmbH

MICE – kurz für ‘Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions’ – ist ein Themenfeld, von dem jedes größere Unternehmen irgendwie betroffen ist; nur die wenigsten verwenden jedoch sonderlich viel Energie auf seine Kosten-Nutzen-Optimierung. Das müssen sie auch gar nicht: denn das MICE Portal stellt einen reibungslosen Prozess von der Angebotsanfrage über die Buchung der Tagungshotels bis zur Abrechnung sicher – inzwischen auch mit weitreichendem KI-Einsatz.

Wirtschaftsforum: Seit gut 25 Jahren steht das MICE Portal für die smarte Art, Veranstaltungen zu planen – heute als hoch digitalisiertes Unternehmen. Die Anfänge waren damals aber noch weitgehend analog.

Vinzenz Graf von Brühl: Natürlich haben wir uns in den letzten Jahren stark digitalisiert. Doch Veranstaltungen sind und bleiben eine sehr emotionale Warengruppe – das darf man bei allen technologiegetriebenen Abrechnungsprozessen nicht vergessen. Damals wie heute sehen wir uns mit MICE Portal als transparente Schnittstelle zwischen den einzelnen Marktteilnehmern auf beiden Seiten der Veranstaltungsbranche: den Hotels und übrigen Tagungszentren auf der einen sowie den (Groß-)Unternehmen, die Events für ihre Mitarbeiter oder Kunden planen, auf der anderen.

Wirtschaftsforum: Um die Jahrtausendwende gab es noch kein Internet, über das man Tagungshotels buchen konnte.

Vinzenz Graf von Brühl: Damals gingen die Anfragen unserer Kunden noch per Fax bei uns ein, und wir haben einen Katalog zu den möglichen Veranstaltungsorten geführt. Ein paar Jahre später haben wir dann eine erste Datenbank gebaut, bevor wir den MICE-Einkauf als SaaS eingeführt haben, getrieben von der Maxime, dass der User seine Veranstaltungen selbst einkaufen können sollte – dabei ist das alles andere als trivial. So arbeitet jedes Hotel mit seinen eigenen Business- und Premiumpaketen, sodass die angebotenen Leistungen verschiedener Anbieter nur schwer direkt miteinander vergleichbar sind. Wir können den Servicekatalog jedoch gemäß den Wünschen unserer Kunden entsprechend vordefinieren, sodass die Hotels ein Stück weit das Zugeständnis standardisierter Angebote machen. Die einzelnen Parameter können dabei sehr granular ausgestaltet werden: Welche Zimmer wünscht sich das Unternehmen für seine Gäste? Wie muss der Tagungsraum ausgestaltet sein? Welche technische Ausstattung wird benötigt? Sobald die Angebote eingegangen sind, werden sie schließlich von unserer Rule-Engine auf die Compliance-Regeln unserer Kunden hin geprüft: Werden kritische Schwellenwerte beim Preiskorridor oder bei anderen Parametern überschritten, springt die Ampel von grün auf gelb oder rot: Auf dieser Basis kann der Kunde dann in einen transparenten Freigabeprozess einsteigen. So wollen wir den Usern die größtmögliche Kontrolle geben, ohne ihre Entscheidungsfreiheit zu beschneiden.

Wirtschaftsforum: An dieser Stelle ist die Unterstützung des MICE-Portals aber noch nicht zu Ende.

Vinzenz Graf von Brühl: Unsere Kunden können unsere Lösung als eigenständige Software wie ein kleines ERP-System nutzen oder sie direkt in ihr betriebsinternes ERP-System integrieren, um direkt von dort aus Reservierungsverträge abzuschließen und Bestellungen aufzugeben. Mit der Buchung der Veranstaltung ist die Wertschöpfungskette aber noch nicht abgeschlossen – denn auch die Abrechnung gestaltet sich nicht trivial, weil Veranstaltungsrechnungen steuerrechtlich sehr komplex behandelt werden: Je nach Veranstaltungsart – internes Training oder Incentive – oder unternehmensinternem oder -externem Teilnehmerkreis können sich die anfallenden Steuersätze unterscheiden. Gleichzeitig sind die einzelnen Posten auf den meisten Rechnungen in der B2C-lastigen Hotelbranche nicht mit den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen ausgewiesen, was den Accounting-Abteilungen der Kunden nicht nur die Erstellung der richtigen Buchungssätze erschwert. Unser System kann diesen Prozess jedoch komplett nahtlos abbilden – und prüft die Rechnungen gleichzeitig noch auf Plausibilität.

Wirtschaftsforum: Wie disruptiv ist derweil die KI für MICE Portal?

Vinzenz Graf von Brühl: In diesem Kontext haben wir zunächst zwei Use Cases priorisiert: Neben einem KI-Agenten, der eine Vielzahl unserer Hintergrundprozesse maßgeblich beschleunigen konnte, testen wir derzeit auch einen Assistenten in der Beta-Phase, der mit unseren Usern in natürlicher Sprache interagiert, um sie bei den komplexen Einkaufsprozessen noch nahtloser zu unterstützen. Die Anwender können ihm inzwischen einfach per Voice oder Text die Rahmenbedingungen ihrer Veranstaltung durchgeben. Möglicherweise präzisiert unser Agent im Dialog mit ihnen anschließend noch ein paar offene Fragen, bevor er daraufhin selbstständig Veranstaltungsanfragen erstellt, die dann den Hotels und Tagungszentren unterbreitet werden. Diese können nun so beurteilt werden, wie es für die konkreten Rahmenbedingungen des Kunden optimal ist – zum Beispiel unter der Nebenbedingung, dass zunächst bestehende Rahmenverträge ausgeschöpft werden sollen. Von dieser Lösung versprechen wir uns einen deutlichen Nutzengewinn, weil so das lästige Problem der feingliedrigen Filter endgültig beseitigt und stattdessen eine wirklich nahtlose Angebotsanfrage ermöglicht wird.

Wirtschaftsforum: Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Vinzenz Graf von Brühl: Wir gehen davon aus, dass die meisten Unternehmen mittelfristig mit einer zentralen KI arbeiten werden. Unser Agent muss mit diesen Systemen also perfekt kommunizieren können, sodass man in einigen Jahren mit unserer SaaS-Lösung vermutlich gar nicht mehr so stark visuell interagiert. Stattdessen werden die Agenten miteinander sprechen. Dafür schaffen wir schon heute die Grundlagen.

MICE Portal GmbH
Am Bachfeld 1
85395 Attenkirchen
Deutschland
+49 8168 99741000
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