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8 Tipps gegen das Chaos auf Ihrem Schreibtisch

8 Tipps gegen das Chaos auf Ihrem Schreibtisch

Wirtschaftsforum Listicle 04/2019

Gerade zu Beginn eines neuen Jahres oder bei Antritt einer neuen Arbeitsstelle ist es Zeit für einen Neustart an Ihrem Arbeitsplatz. Räumen Sie auf, misten Sie alte Unterlagen aus und schaffen Sie Platz. Wir haben 8 Tipps gegen das Chaos auf Ihrem Schreibtisch zusammengefasst und erklären, wie Sie die Ordnung auf Dauer beibehalten können.

1. Trennen Sie sich von Altem

Um überhaupt einen Überblick zu bekommen, was sich alles auf Ihrem Schreibtisch befindet, sollten Sie zunächst einmal aussortieren. Bekämpfen Sie die Papierflut und werfen Sie rigoros all das weg, was Sie nicht mehr benötigen. Nicht alles müssen Sie in gedruckter Form aufbewahren, da in der heutigen Zeit auch nahezu alle Informationen online verfügbar sind.

2. Entwickeln Sie ein Bearbeitungssystem

Oftmals beginnt die Unordnung schon mit Ihrer Arbeitsweise. Entwickeln Sie daher ein Bearbeitungssystem, um Aufgaben aufteilen zu können. Legen Sie sich Ablagefächer zu, die eine unterschiedliche Bedeutung haben. So könnte es ein Eingangsfach geben, das Fach für aktuelle Aufgaben, die sich in Bearbeitung befinden sowie ein Ausgangs- oder Ablagefach.

3. Beschriften Sie

Um den Überblick zu bewahren, beschriften Sie Ihre Unterlagen. Dadurch können Sie direkt auf den ersten Blick erkennen, welche Unterlagen in welchen Ordner gehören. Schon von Weitem sehen beschriftete Ordner aufgeräumt und ordentlich aus.

4. Feste Plätze schaffen

Bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen, überlegen Sie sich feste Plätze. Gehen Sie Arbeitsabläufe im Kopf durch und führen Sie sich vor Augen, welches Equipment Sie besonders häufig benötigen und welches nur selten. Die Dinge, die Sie oft für Ihre Arbeit brauchen, bringen Sie in greifbarer Umgebung unter.

5. Legen Sie Grenzen fest

Sie haben sich Ablagefächer zugelegt und Ihre Ordner beschriftet und die Unterlagen passend einsortiert, super! Doch jedes Fach und jeder Ordner stößt auch mal an Kapazitätsgrenzen. Legen Sie fest, wann die Grenzen erreicht sind. Überlegen Sie sich beim Abheften von aktuellen Unterlagen, ob dafür alte Vorgänge und Schriftstücke entsorgt werden können. Diese Methode hilft Ihnen dabei, Ihre Materialien stets aktuell zu halten.

So halten Sie Ihren Schreibtisch auf Dauer ordentlich

1. Digitalisieren Sie Ihren Arbeitsplatz

Überlegen Sie sich, welche Unterlagen Sie auch nur digital aufbewahren können. Wichtige Unterlagen, die Sie nicht verlieren wollen, können Sie einscannen und in Ihre digitale Ordnerstruktur einbringen. Damit Sie nichts vergessen, speichern Sie Ihre Termine in Ihrem Kalender ab und lassen sich eine Erinnerungsmail schicken. Damit benötigen Sie kaum noch Zettel auf Ihrem Schreibtisch.

2. Räumen Sie vor Feierabend auf

Bevor Sie das Büro verlassen und Feierabend machen, sollten Sie Ihren Schreibtisch jeden Abend aufräumen und ordentlich verlassen. Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als am nächsten Morgen einen Schreibtisch vorzufinden, der aussieht als hätte eine Bombe eingeschlagen.

3. Setzen Sie Ihr Bearbeitungssystem um

Wenn Sie Ihr persönliches Bearbeitungssystem gefunden haben, setzen Sie es auch wirklich um. Legen Sie Zeiten fest, wann Sie Ihre Ablagefächer sichten. Dinge, die in Ihrem Eingangsfach landen, sichten Sie zum Beispiel am späten Vormittag und kurz vor Feierabend. Alles, was Sie innerhalb weniger Minuten erledigen können, erledigen Sie auch sofort. Alles Unwichtige wandert in den Papierkorb und die Ablage legen Sie am besten sofort ab.

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