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Agiler, digitaler, innovativer: So schaffen Sie Platz für Neues

Expertenwissen

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Denn je schwerfälliger eine Organisation, desto anfälliger ist sie für Überholmanöver. Von daher ist zunächst eine Transformation in einen fluideren Zustand vonnöten. Um dynamischer, adaptiver, schneller und innovativer zu werden, müssen zunächst die Altlasten weg. Überflüssige Standards müssen eliminiert, komplizierte Prozedere vereinfacht, unzeitgemäße Vorgehensweisen verjüngt und neugestaltet werden.

Erst jäten, damit die neue Saat aufgehen kann

Klassische Managementformationen sind die meiste Zeit damit beschäftigt, sich selbst zu organisieren. Ausufernde Verfahren und Vorschriftenberge untermauern die Wichtigkeit und dienen der Bedeutungserhöhung. Vielerlei wird am Leben erhalten, um die eigene Position abzusichern. Projekte werden künstlich aufgebauscht, um Ansehen und Einfluss zu stärken. Etabliertes wird zu Zwecken der Selbstbestätigung glorifiziert.

Regeln, die längst überholt sind, Rituale, die keiner mehr braucht, unzeitgemäße Entscheidungsverfahren, vorgestrige Meetingstrukturen, Prozessbesessenheit: All das ist eine kolossale Verschwendung von Zeit, Geld, Engagement und Talenten, die sich niemand mehr leisten kann. Eine Menge Althergebrachtes muss also weichen, weil es Ressourcen blockiert, keinerlei Wertschöpfung bringt und Raum für das notwendige Neue versperrt.

Bürokratie macht langsam und kostet gewaltig

Bürokratie macht ein Unternehmen langsam und dumm, weil alles einem vordefinierten Weg folgen muss und in starren Verfahrensweisen versinkt. Standards erzeugen zudem Isomorphie: Alles gleicht sich immer mehr an. Doch nur das Besondere, Faszinierende, Bemerkenswerte hat eine Zukunft. Bei Vergleichbarem hingegen entscheidet am Markt der Preis. Dann soll es wenigstens billig sein. Für die Bilanz ist das verheerend.

Die Studie The Workforce View in Europe, an der knapp 10.000 Arbeitnehmer in acht europäischen Ländern teilnahmen, hat zudem gezeigt, dass mit knapp 20 Prozent ineffiziente Systeme und Prozesse die Hauptursache für mangelnde Produktivität am Arbeitsplatz sind. Was veraltete Technologie, überbordende Richtlinientreue und unnötige firmeninterne Bürokratie letztlich an Opportunitätskosten erzeugt, wird aber kaum je beziffert.

„Kill a Stupid Rule“ heißt: kräftig entrümpeln!

Rigide Strukturen lockern, Altlasten entsorgen und Hürden entfernen, um flotter laufen zu können: „Kill a Stupid Rule“ setzt genau an diesem Punkt an. Ursprünglich wurde diese Maßnahme von US-Banker Vernon Hill entwickelt, der damit an seine Mitarbeiter appellierte, kundenunfreundliche Abläufe aller Art schnellstmöglich aufzuspüren.

Wir nutzen diese Methode, um lähmenden, demotivierenden, umsatzzerstörenden Ballast zu identifizieren und durch einfachere, zeitgemäßere Vorgehensweisen zu ersetzen. Erteilen Sie ihren Leuten also eine „Licence to kill“, und zwar so:

Als Führungskraft können Sie diese Aufgabe initiieren – und dann in die Hände eines erfahrenen Mitarbeiters legen. Der/die wiederum nutzt am besten die „Weisheit der Vielen“ im Rahmen eines Meetings oder Workshops, lädt also möglichst viele kluge Köpfe zum Entrümpeln ein.

Erfolge feiern, Altvorderes würdig begraben

Bitten Sie die Anwesenden zunächst darum, sich jeweils zu zweit zusammenzusetzen und innerhalb von zehn Minuten so viele „Stupid Rules“ wie nur möglich zu finden, auf Haftzettel oder Moderatorenkärtchen zu schreiben und an eine Pinnwand zu heften. Sie werden sich wundern, wie auf einmal die Funken sprühen und was so alles zusammenkommt. Ist die Sammlung komplett, wird eine Priorisierung vorgenommen.

Danach machen sich bereichsübergreifende Dreier-Teams an die Arbeit, um „Stupid Rules“ ganz zu streichen oder durch neue, agilere Vorgehensweisen zu ersetzen. Zum Start fängt man dort an, wo sich am schnellsten etwas bewegen lässt. Erste Erfolgserlebnisse werden via Storytelling gefeiert. „Setz es auf die Killer-Liste“ ruft man fortan allen zu, denen etwas einfällt, was dringend abgeschafft werden sollte.

Größere Verfahren, von denen man Abschied nimmt und Konzepte, die eingestampft werden müssen, sollten in Würde zu Grabe getragen werden, damit sich jeder auch tatsächlich von ihnen lösen kann. Beim Innovationslabor Google X gibt es dafür einen „Dia de los Muertos“, an dem alle nicht umgesetzten Projekte freudig beerdigt werden.

Für neue Mitarbeiter*innen bestens geeignet

Altlasten-Entsorgungsaktionen kann man auch in die Hände eines neu ins Unternehmen eintretenden Mitarbeiters legen, weil dieser noch keine Scheuklappen trägt. Am besten schicken Sie die ausgewählte Person innerhalb der ersten vierzehn Tage nach seinem/ihrem Start mit einem Tablet-Computer – oder mit einem Klemmbrett - und folgendem Auftrag durch die Firma:

Damit klar ist, dass die jeweilige Person mit einem Auftrag und als Bote der Geschäftsleitung unterwegs ist, kann sie ein entsprechendes Zeichen tragen, zum Beispiel eine spezielle Kappe mit Aufschrift. Natürlich werden alle über diese Aktion im Vorfeld informiert, so dass sie ihre Eingaben schon mal vorbereiten können. Ganz wichtig dabei: Dieser Bote für Verbesserungspotential braucht die absolute Rückendeckung des Managements, denn er/sie deckt zwangsläufig Missstände auf, die nun - gottseidank - endlich ans Tageslicht kommen.

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