Kosten reduzieren im Homeoffice: Wo sind Einsparungen möglich?

1. Das Homeoffice als Ausgaben- und Einsparungsfaktor

Heimarbeit ist in Deutschland ein Erfolgsmodell sondergleichen. Hatten am Ende der Pandemie viele noch an einer dauerhaften Etablierung gezweifelt und manche Firmen den Trend sogar aktiv umzukehren versucht, kann man heute, Stand Sommer 2024, von einer fulminanten Win-Win-Situation für alle Beteiligten sprechen.

> 80 Prozent aller Büroarbeiter sind mittlerweile fest und regelmäßig mindestens einige Tage wöchentlich zuhause.

> Eine erhebliche Majorität von (auch angehenden) Arbeitnehmern sämtlicher Büroberufe macht die Möglichkeit zur flexibel nutzbaren Remote-Arbeit längst zur Kernbedingung für eine Bewerbung– darunter insbesondere die jungen Fachkräfte.

> Zahllose Firmen und Entscheider haben erkannt, auf wie vielen unterschiedlichen Ebenen sie von dem Trend profitieren – insbesondere entspanntere, leistungsfähigere Mitarbeiter, nicht auf die Region begrenztes Fachkräfte-Pool und reduzierte Betriebskosten.

Ebenso sehen viele Arbeitnehmer mitunter erhebliche Einsparungen: Wegfallendes Pendeln sowie geringere Kosten für Fahrzeugunterhalt, Bürobekleidung und Styling, mehr Freizeit. Das alles ist direkt sicht- und spürbar – etwa auf dem eigenen Girokonto.

Doch so sehr die Heimarbeit beiden Seiten Einsparungen ermöglicht, so wenig lässt sich ein gegenteiliger Effekt an anderer Stelle verleugnen: Denn es zeigt sich zum Teil lediglich eine Verlagerung von Kosten von der Arbeitgeber- auf die Arbeitnehmerseite und mitunter noch zusätzliche Ausgaben.

> Strom:
Das Homeoffice setzt teilweise noch stärker auf IT als es die Präsenzarbeit macht. Besonders spürbar ist das für Arbeitnehmer. Sie haben durch die Nutzung von Computer, Monitor, Beleuchtung etc., dazu Haushaltsgeräten, mitunter einen deutlichen Mehrverbrauch. Er bewegt sich verschiedenen Analysen zufolge zwischen zirka 0,6 und 1,5 zusätzlichen Kilowattstunden (kWh) pro Homeoffice-Arbeitstag. Das machte 2023 bei gemittelten Verbraucherstrompreisen von 41,75 ct/kWh 25,05 bis 62,62 Cent täglich. Bei Vollzeit-Heimarbeit im Rahmen einer Fünftagewoche (ca. 230 Arbeitstage) ergeben sich daraus durchschnittlich 57,61 bis 144,06 Euro jährliche Mehrkosten.

Allerdings können Arbeitgebern ebenso Strom-Mehrkosten entstehen bzw. die Einsparungen geringer ausfallen. Nämlich, wenn für die angebotene Heimarbeit beispielsweise umfassendere Netzwerktechnik betrieben werden muss.

> Heizen:
Dieser Punkt geht in Gänze zulasten der Arbeitnehmer. Ungleich zur Präsenzarbeit können sie nicht die Heizung für die Dauer der Abwesenheit herunterregeln. Mitunter ist es sogar nötig, einen explizit als Büro genutzten Raum zusätzlich auf eine angenehme Temperatur zu beheizen. Daraus resultiert ein Mehrverbrauch von etwa 5 Prozent, abhängig von Umfeldfaktoren wie Heizungsart und Gebäudeenergieeffizienz. Je nach Haushaltsverbrauch, schlägt sich das in Mehrkosten zwischen zirka 50 und 100 Euro nieder.

> Wasser:
Heruntergerechnet von typischen 24-Stunden-Werten, benutzen viele Menschen während eines 8-stündigen Arbeitstages etwa 3- bis 4-mal die Toilette. Das bedeutet im Mittelwert zirka 15 bis 20 zusätzliche Liter Wasser. Hinzu kommen meist noch weitere Wasserverbräuche für das Zubereiten von Getränken und Speisen. Hier sind vor allem die jährlichen Mehrkosten relevant, da die Abrechnung des Wasserverbrauchs typischerweise in Tausend-Liter-Einheiten, respektive Kubikmeter erfolgt. Rein auf die Toilettengänge berechnet, macht das bei abermals 230 Jahresarbeitstagen 3.450 bis 4.600 Liter mehr. Verrechnet mit durchschnittlich knapp 4 Euro pro Kubikmeter also 13,8 bis 18,4 Euro.

Für die realen Werte spielen zahllose Variablen eine Rolle. Ebenso kommen noch weitere Kostenpunkte hinzu, die jedoch keinen Einfluss haben, weil sie sowieso pauschal berechnet werden – etwa die Miete. Daher gibt es sowohl Heimarbeiter, bei denen sich im Vergleich zu den Kosten der Präsenzarbeit eine erhebliche Einsparung ergibt, als auch solche, bei denen sich die Ausgaben lediglich auf andere Positionen verlagern.

Ganz ähnlich sieht es aufseiten der Arbeitgeber aus. Nicht zuletzt deshalb, weil sie von Gesetzes wegen (mehr dazu später) teilweise diverse Kosten des Arbeitnehmers übernehmen müssen.

Das bedeutet: Ob es eine reale Einsparung gibt und wie hoch diese ausfällt, hängt im Höchstmaß von verschiedensten Einzelfaktoren ab, die ein Gesamtbild ergeben.

2. Die gesetzliche Lage bezüglich der Zahlungsverpflichtungen

Bei einem klassischen Angestelltenverhältnis ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitnehmer mit allem zu versorgen, was sie zur Ausübung ihrer Aufgaben benötigen. Sofern eine direkte Versorgung nicht möglich ist, dann ist alternativ eine Erstattung der Kosten des Arbeitnehmers notwendig.

Dieser bekannte Grundsatz lässt sich nahtlos auf die Kosten des Homeoffice umlegen. Das heißt, der Arbeitgeber ist prinzipiell verpflichtet, die Mehrkosten des Arbeitnehmers, die ihm durch die Heimarbeit entstehen, in Gänze zu übernehmen.

Allerdings gilt diese Grundsatzregelung nur für Heimarbeit, die

1. dauerhaft erfolgt und nicht nur eine einmalige Angelegenheit ist;
2. durch betriebliche Vereinbarungen nicht optional gestaltet ist.

Anders ausgedrückt: Sobald ein Arbeitnehmer keine Wahl hat, als im Homeoffice zu arbeiten – ob an jedem Arbeitstag oder lediglich regelmäßig wiederkehrend –, ergeht eine Pflicht zur Kostenübernahme.

Diese Pflicht besteht indes nicht, wenn der Arbeitgeber es freistellt, wo gearbeitet wird. Also, wenn die Entscheidung zur Arbeit abseits der Firma auf einer freiwilligen Entscheidung des Arbeitnehmers beruht.

Erneut kommt es hierbei oft auf den (nicht zuletzt vertraglichen) Einzelfall an. Dadurch gibt es viele Arbeitnehmer, die aufgrund einer freiwilligen Heimarbeit die Mehrkosten selbst in Gänze oder zumindest anteilig tragen können.

3. Kosten senken bei den relevantesten Positionen

Eine nicht verpflichtende Heimarbeit entbindet die meisten Arbeitnehmer (Ausnahmen sind u. a. Tarifverträge) von der Pflicht, den Mehrverbrauch ihrer Arbeitnehmer von Strom, Heizenergie, Wasser und anderen Dingen tragen zu müssen. Aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht ist das ein mitunter großes Einsparpotenzial.

So vermeldete beispielsweise der Computerkonzern Sun Microsystems, Remote Work würde ihm jährlich allein auf Immobilien bezogen etwa 68 Millionen Dollar einsparen. Beim US-Versicherer Aetna sollen es sogar 78 Millionen Dollar sein.

Auf der Gegenseite stehen jedoch Arbeitnehmerkosten, die zumindest die Einsparungen bei Posten wie dem Pendeln reduzieren können – oder sogar zu höheren Ausgaben führen. Deshalb ist es in allen Konstellationen, in denen der Arbeitgeber die Kosten nicht übernehmen muss, unbedingt angeraten, die Mehrverbräuche zu reduzieren. Das ist für Arbeitnehmer aufgrund ihrer höheren Flexibilität sogar vielfach leichter zu schaffen als für Firmen, die dazu deutlich umfassender agieren müssen.

Flexible Stromtarife

Aufgrund der Verbreitung von „smarten“ Stromzählern bieten neuerdings immer mehr Stromanbieter flexible Tarife an. Einfach gesprochen sind bei diesen die Stromkosten an die tageszeitabhängige Auslastung gekoppelt. Dadurch sind die Preise beispielsweise in den späten Nachmittags- und Abendstunden eher hoch, während sie über weite Teile des Tages und der Nacht niedriger als der Durchschnitt sind.

Zwar ist hier im Vorfeld und ebenso dauerhaft sehr genaues Rechnen und Analysieren nötig. In Abhängigkeit von den vor Ort verfügbaren Anbietern und Tarifen sowie der üblichen Heimarbeitszeit lassen sich hierdurch jedoch mitunter enorme Stromkostenreduktionen erzielen, sodass die Kilowattstundenpreise im Bereich von lediglich 10 Cent oder weniger liegen.

Selbst, wer diesen Weg nicht gehen möchte, sollte regelmäßige Strompreisvergleiche durchführen und zum jeweils günstigsten Anbieter wechseln.

Eigenstromerzeugung

Einer der Nachteile variabler Stromtarife besteht darin, in Spitzenlastzeiten überdurchschnittliche Strompreise zahlen zu müssen. Sowohl für diesen Fall als auch ganz generell kann es für Arbeitnehmer einen enormen Unterschied machen, den Mehrverbrauch durch die Heimarbeit zumindest anteilig durch Eigenstromerzeugung abzufangen. Hier sei erneut auf die zirka 0,6 und 1,5 zusätzlichen Kilowattstunden (kWh) pro Homeoffice-Arbeitstag verwiesen.

Beim Thema Eigenstromerzeugung kommt das Solarkraftwerk ins Spiel. Im Gegensatz zu herkömmlichen, fest montierten Photovoltaiksystemen sind Balkonkraftwerke in jeglicher Hinsicht unkomplizierter und flexibler. Die Montage dieser Mini-Anlagen können Nutzer problemlos selbst durchführen und selbst Mieter können damit eigenen Strom erzeugen. Denn benötigt wird lediglich eine freie Steckdose und ein wenig freie Fläche – zum Beispiel auf dem Balkon oder an der Fassade. Zudem darf der Wechselrichter seit einer Gesetzesänderung 800 Watt Ausgangsleistung haben, statt zuvor 600.

Legt man diese Leistungen an die typische Zahl von Sonnenstunden in Deutschland an und verrechnet alles miteinander, dann kann bereits ein Balkonkraftwerk mit 600 Wattstunden jeden Tag bis zu 3,2 Kilowattstunden Strom erzeugen. Bei den neuen 800-Watt-Geräten sind es sogar bis zu 4,8 Kilowattstunden. Somit wird der Verbrauch selbst eines sehr energiehungrigen Heimbüros theoretisch deutlich übererfüllt.

Damit das aber an möglichst vielen Tagen im Jahr ebenso „praktisch“ funktioniert, ist es sinnvoll, das Balkonkraftwerk mit einer Power Station oder einem Solarkraftwerk zu koppeln. Nur so kann der Eigenstrom im Heimbüro selbst dann verbraucht werden, wenn die Sonne nicht genügend Energie liefert.

Kunstlichtreduzierung

Die gesetzlichen Maßstäbe für Arbeitsplatzergonomie gelten genauso auch im Heimbüro. Die Beleuchtung spielt dabei eine wesentliche Rolle, darf also rein rechtlich nicht unter ein bestimmtes Mindestmaß gedrosselt werden. Allerdings lässt sich selbst innerhalb dieses Rahmens vieles tun, zum Beispiel:

> Verlegung des Arbeitsplatzes in einen Bereich mit sehr guter Tageslichtausleuchtung

> Justierung der Bildschirmhelligkeit: hier lässt sich durch einen zwischengeschalteten Stromverbrauchsmesser leicht herausfinden, wie sich die Werte verändern

> Grundsätzliche Verwendung von (dimmbaren) LED-Leuchtmitteln inklusive Anbindung an einen Dimmer; alternativ auf Helligkeit und/oder Anwesenheit reagierende Schaltungen

> Vermeiden unnötiger Beleuchtung, insbesondere abseits des Heimbüro-Bereichs

Stromverbrauchsminimierung

Bei Energieverbräuchen ist es stets nötig, das „große Ganze“ zu betrachten. Selbst kleinste Einsparungen sollten angestrebt werden, weil sie sich, auf Monate und Jahre hochgerechnet, zu bedeutenden Beträgen aufsummieren können.

> Betreiben der IT im Eco Mode, damit der Verbrauch stets nur der aktuellen Leistung entspricht

> sofern keine WiFi-Anbindung einzelner Geräte nötig ist, kabelbasierte Router-Anbindung wählen und WLAN für die Arbeitszeit abschalten; zudem grundsätzlicher Vorrang von Kabel zu Funk

> Verwenden von Master-Slave-Mehrfachsteckdosen zur Vermeidung von stromhungrigen Standby-Modi

> Aufladen typischer USB-versorgter Arbeitsmittel an Powerbanks mit Mini-Solarmodulen

Außerdem sollte jedes Arbeitsmittel nur so lange eingeschaltet sein, wie es tatsächlich benötigt wird. Wer im Heimbüro eine Mittagspause einlegt, sollte daher Rechner, Beleuchtung und alles andere ausschalten, wenn er dafür den Raum verlässt.

Günstige Heizungstarife

Selbst Mieter können unter Umständen ihren Strom- und Gasanbieter frei wählen. Insofern gilt für die Heizung ähnliches wie für die Stromversorgung: Immer wieder vergleichen und zum jeweils günstigsten Anbieter wechseln.

Optimierte Heizleistung

Wie effizient ein Raum erwärmt wird, hängt im Höchstmaß davon ab, wie gut Heizkörper bzw. Fußboden-Heizleitungen die Wärme abgeben können. Insofern sollte im Heimbüro alles vermieden werden, was diese Abstrahlleistung reduziert:

> Verzicht auf wärmedämmende Fußbodenbeläge, etwa Teppichläufer

> kein Blockieren von Heizkörpern. Mindestabstand zu Möbeln 1 Meter, besser mehr

> regelmäßiges Stoßlüften mit offenen Fenstern statt längerfristigem Kippen

> häufiges Entlüften wandmontierter Heizkörper

> Verwendung von Deckenventilatoren, um aufgestiegene warme Luft wieder hinabzudrücken

Ebenfalls lassen sich die Kosten senken, wenn Heizungsthermostate mit präziser Temperaturvorwahl genutzt werden. Bei Bürotätigkeiten im Sitzen genügen 20 °C völlig.

Reduzierte Heiznotwendigkeit

Der sicherste Weg, um Heizkosten zu reduzieren, besteht darin, die Notwendigkeit zur Beheizung zu reduzieren. Erneut bieten sich hierfür verschiedene Dinge an:

> Wahl eines sonnenbeschienenen Arbeitsplatzes

> Abkoppeln des Heimbüros oder der Büro-Ecke durch geschlossene Türen, spanische Wände u. Ä. – dadurch Raumverkleinerung

> Nutzung eines höhenverstellbaren Schreibtischs, dadurch das etwas stärker bewegte (= wärmeerzeugende) Stehen

> regelmäßige kurze Bewegungsübungen, um den Kreislauf hochzufahren  Konsum von Heißgetränken

> wärmende Kleidung für typische neuralgische Stellen (Füße, Hals, Oberarme…)

Insbesondere in der Übergangszeit kann es zudem helfen, auf Wärmflaschen, erhitzte Kompressen und Ähnliches zu setzen.

Wasserverbrauchsreduktion

Wie bereits erwähnt, halten sich die Mehrkosten durch den Wasserverbrauch im Heimbüro, selbst aufs Jahr hochgerechnet, in Grenzen. Dennoch ist es sinnvoll, hier zu sparen – auch aus anderen Gründen als einer Kostenreduktion.  Verwenden von Toiletten-Spülmodi mit verringertem Wasserbedarf

> Einsatz von Schaumseife, weil diese zum Einseifen kein zusätzliches Wasser benötigt

> Verzicht auf allzu durstige Büropflanzen

4. Homeoffice und das Thema Steuern

Die direkten Kosten für die Arbeit im Heimbüro können durch zahlreiche Maßnahmen reduziert werden. Beim Thema Steuern, das zwangsläufig mit der Arbeit verknüpft ist, gibt es ebenfalls gute Nachrichten: Über die Steuererklärung lassen sich verschiedene Kostenpunkte geltend machen, die somit zu einer mitunter üppigen Steuererstattung führen können.

Hinweis: Die hier genannten Angaben und Daten entsprechen dem Stand vom Sommer 2024 und können sich mitunter in Zukunft verändern.

Das Arbeitszimmer bzw. Heimbüro an und für sich

Als während der Pandemie Millionen von Arbeitnehmern erst freiwillig und dann zeitweilig staatlich verpflichtend ins Homeoffice wechselten, tat sich eine Lücke auf: Es gab im deutschen Steuerrecht keinen Passus, um die damit verbundenen Kosten geltend zu machen, wenn kein dediziertes, also räumlich abgetrenntes, Arbeitszimmer vorhanden war.

Da hier rasch nachjustiert wurde, haben wir heute eine zweigleisige Herangehensweise, je nachdem, ob ein Arbeitnehmer nur generell von seinem Zuhause aus arbeitet oder ob er das in einem Heimbüro tut. Es gelten aktuell folgende Faktoren:

> Die Tagespauschale, auch unter dem alten Begriff Homeoffice-Pauschale bekannt. Sie gestattet es mittlerweile, grundsätzlich pro zuhause verbrachten Arbeitstag pauschal 6 Euro geltend zu machen. Der Maximalbetrag ist auf 1.260 Euro gedeckelt, das entspricht 210 Arbeitstagen – ist also dicht an der sowieso üblichen Anzahl von Jahres-Arbeitstagen für Vollzeitbeschäftigte (230). Dieser erhöhte Satz kann erstmals in der Steuererklärung für das Jahr 2023 angegeben werden. Dort wird er in die Werbungskostenpauschale einbezogen.

> Die Arbeitszimmerabrechnung. Sie wurde im Vergleich mit früheren Jahren für das Jahr 2023 deutlich entfeinert und büßte dadurch an Wirksamkeit ein. Weiterhin gilt eine strenge Definition, was überhaupt ein häusliches Arbeitszimmer ist. So muss es unter anderem eine konkrete räumliche Trennung (aber dennoch innere Verbindung) zum restlichen Wohnbereich geben und das Büro darf ausschließlich dementsprechend eingerichtet sein. Ferner ist es seit 2023 nötig, dass der Raum den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. Es ist also nötig, hierin für den Beruf wesentliche, prägende Arbeitsleistungen zu erbringen. Entscheidend ist der Anteil der qualitativen Arbeitsleistung. Er muss für eine steuerliche Anerkennung im Homeoffice bei mehr als der Hälfte liegen. Ist das gegeben, kann ebenfalls eine jährliche Pauschale von 1.260 Euro geltend gemacht werden; alternativ ein unbegrenzter Abzug nachgewiesener Kosten.

Anschaffungen und Betrieb des Heimbüros

Längst nicht in allen Fällen ist der Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet, das für die Heimarbeit nötige Material zu stellen. Allerdings können sich Arbeitnehmer gut selbst behelfen.

Das fängt bei den Miet- und Nebenkosten an. Diese können durch Abzug des Nutzflächenanteils von der Wohnfläche und das Multiplizieren mit 100 errechnet werden. Dadurch werden die anteiligen Mietkosten des Arbeitszimmers ersichtlich – in ähnlicher weise geht es bei Eigenbesitz mit der Grundsteuer.

Ferner können alle nötigen Anschaffungen, das heißt Arbeitsmittel und Einrichtungsgegenstände, geltend gemacht werden. Wahlweise als geringwertiges Wirtschaftsgut (Einmal-Absetzung) oder durch Absetzung für Abnutzung (Absetzungsdauer gemäß AfA-Tabelle).

Pendlerpauschale für Firmenbüro-Arbeitstage

Die meisten Menschen, die im Homeoffice arbeiten, tun das nicht an allen Tagen der Woche bzw. des Monats. Für jeden Tag, an dem es nötig ist, in das Unternehmen zu pendeln, kann deshalb wie üblich die Pendlerpauschale geltend gemacht werden. Sie beträgt bei Distanzen bis 20 Kilometer 30 Cent pro Kilometer, danach 38 Cent pro Kilometer.

Fazit

Homeoffice anzubieten, ist heute für viele Arbeitgeber weitgehend alternativlos geworden – wenigstens bei Büroberufen. Viele Arbeitnehmer wünschen es, zudem lässt sich nur so der Bewerber-Pool weit über die Grenzen des unternehmerischen Einzugsbereichs hinweg ausdehnen.

Doch so sehr die Heimarbeit in der Tat für beide Parteien verschiedene Einsparungen bedeuten kann, so wenig sollte das als pauschale, universell gültige Tatsache angesehen werden. Oft genug werden beim Homeoffice die Kosten nur von einer auf die andere Partei oder von einem Kostenfaktor auf den anderen verschoben. Es kommt deshalb stets auf den Einzelfall mit zahlreichen Faktoren an, welche Einsparungen für wen tatsächlich möglich sind.

Eines ist jedoch unstrittig: Vor allem Arbeitnehmer haben in dieser Rechnung viele Optionen, um die ihnen entstehenden Kosten zu senken – und somit entweder zu einer tatsächlichen Einsparung zu gelangen oder eine solche noch deutlich auszuw