10 Tipps für die richtige Kommunikation mit Kollegen
Wirtschaftsforum Listicle 27/2018
Die richtige Kommunikation mit den Kollegen ist das A und O für reibungslose Arbeitsabläufe im Büro. Leider ist das Ganze jedoch erheblich leichter „gesagt“ als getan. Fehlendes Fingerspitzengefühl und Zeitdruck sorgen in der Praxis immer wieder für Missverständnisse, die effizientes Arbeiten erschweren und das Klima im Büro zudem verschlechtern. Wir haben deshalb 10 Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kommunikation mit den Kollegen zu verbessern.
1. Doppelt hält besser – schreiben Sie Absprachen auf
Für die Optimierung der Kommunikation mit Kollegen ist es wichtig, unnötige Wiederholungen zu vermeiden. Es ist deshalb ratsam, bereits getroffene Absprachen aufzuschreiben, um eventuelle Unklarheiten im Nachhinein zu vermeiden. Besonders wichtig ist dies bei strategischen Entscheidungen. Übersichtliche Protokolle entlasten die Kommunikation, was der Effizienz im Büro zugutekommt.
2. Brücken bauen – zeigen Sie Interesse und Respekt
Beim Gespräch mit Ihrem Büro-Nachbarn sollten Sie Interesse und vor allem Respekt für seine Meinung signalisieren. Das gilt umso mehr, wenn Sie die jeweilige Meinung nicht teilen. Das können Sie zwar auch so kommunizieren, jedoch sollten Sie hierbei auf abwertende Formulierungen wie beispielsweise „Das ist doch Quatsch!“ verzichten. Erklären Sie Ihrem Gegenüber ruhig und sachlich, warum Sie anderer Meinung sind. Übrigens: Für die Büro- Nachbarin gilt dieser Ratschlag natürlich ebenso.
3. „Wie soll das Ganze ablaufen?“ – bereiten Sie schwierige Gespräche vor
Vorbereitung ist die halbe Miete. Auch beim Thema Kommunikation ist das nicht anders. Gehen Sie daher nicht unvorbereitet in schwierige Gespräche. Sie sollten sich unbedingt bereits im Vornherein darüber im Klaren sein, welche Ziele Sie verfolgen und wie Sie diese im Gespräch erreichen können, ohne Ihre Kollegen dabei zu vernachlässigen.
4. „Mir fällt auf, dass …“ – Leistungsbewertungen als objektive Beobachtungen formulieren
Leistungsbewertungen so zu formulieren, dass der Angesprochene sich nicht persönlich angegriffen fühlt, ist ein wahre Kunst. Das liegt daran, dass Menschen sich oftmals über ihre erbrachte Leistung definieren. Wird diese kritisiert, wird das häufig auch als Kritik an der eigenen Person interpretiert. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Leistungsbewertungen als objektive Beobachtungen formulieren. Wichtig ist hierbei, Ihre Beobachtungen mit konkreten Handlungsvorschlägen anzureichern. Der Angesprochene fühlt sich somit nicht in seiner Ehre verletzt und steht dank Ihres konkreten Vorschlags nicht mit leeren Händen da.
5. Arbeit ist Arbeit, und nicht mehr – Wutausbrüche nicht persönlich nehmen
Das Kritik häufig sehr persönlich genommen wird, haben wir bereits angesprochen. Neben Kritik, sollten Sie sich jedoch auch Wutausbrüche Ihrer Kollegen nicht allzu sehr zu Herzen nehmen. Vergessen Sie nicht, dass auch Ihre Kollegen nur Menschen sind, die hin und wieder Fehler machen. Legen Sie deshalb gerade Aussagen, die aus dem Affekt heraus getätigt wurden, nicht allzu streng auf die Goldwaage. Vorsicht ist aber dennoch geboten: Nach einem Wutausbruch sollte auf jeden Fall ein sachliches, klärendes Gespräch geführt werden, um eventuelle Unklarheiten zu beseitigen.
6. „Das war nicht so gemeint“ – mehr Bewusstsein über die eigene Kommunikation
Sie selbst wissen natürlich immer genau, wie Sie eine bestimmte Aussage gemeint haben. Für Ihre Kollegen kann es jedoch oftmals schwierig sein, Ihre Aussagen ebenfalls richtig zu interpretieren. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie daher Ihre Tonalität und Körpersprache im Auge behalten. Gerade nonverbale Signale können Ihrem Gegenüber oftmals einen falschen Eindruck vermitteln.
7. Richtig zuhören – lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden
Zu der richtigen Kommunikation im Büro gehört auch, Ihren Kollegen zuzuhören und sie ausreden zu lassen. Wer selbst viel zu sagen hat, anderen aber nie zuhört, signalisiert damit Gleichgültigkeit. Dennoch will auch das richtige Zuhören gekonnt sein. Entscheidend ist, durch verbale und nonverbale Signale zu zeigen, dass man die Botschaft des Gegenübers verstanden hat. Ein bekanntes Beispiel ist ein gezieltes, zustimmendes Nicken.
8. Licht am Ende des Tunnels – versuchen Sie Streitgespräche positiv abzuschließen
Auch miteinander befreundete Kollegen können sich streiten – völlig vermeidbar ist das nicht. Wichtig ist jedoch, auch bei komplizierten Streitgesprächen einen positiven Abschluss anzustreben. Natürlich lässt sich nicht jeder Streit in Luft auflösen. Dennoch sollten Sie Ihrem Kollegen vermitteln, dass schlussendlich eine gemeinsame Lösung gefunden werden sollte. Auf diese Art und Weise signalisieren Sie auch während eines Streits Verbundenheit Ihrem Kollegen gegenüber. Somit erleichtern Sie die Versöhnung und halten die Tür für ein follow-up Gespräch offen.
9. „Das machst Du immer so!“ – versuchen Sie Übertreibungen zu vermeiden
Viele Dinge im Arbeitsalltag wiederholen sich häufig. Vor allem, wenn es sich hierbei um nervige Angewohnheiten von Kollegen handelt, kommt schnell schlechte Laune auf. Wenn Sie Probleme diesbezüglich ansprechen möchten, sollten Sie jedoch auf Übertreibungen verzichten. Anstatt Aussagen wie „immer“ oder „nie“ zu verwenden, sollten Sie konkrete Zeitpunkte oder Beispiele nennen und Ihre Aussage somit mit zusätzlicher Glaubwürdigkeit ausstatten. Sprechen Sie ganz konkret an, wann Ihr Kollegen beispielsweise die Spülmaschine nicht ausgeräumt hat, anstatt mit Übertreibungen zu arbeiten.
10. Überzeugen Sie Ihre Kollegen – sprechen Sie mit Selbstbewusstsein und Präzision
Bei der Kommunikation mit Kollegen sollten Sie unbedingt präzise sein. Auch ein gesundes Maß an Selbstbewusstsein kommt Gesprächen im Büro zugute. Warum das so ist? Wenn Sie selbstbewusst auftreten und sich darüber im Klaren sind, was Sie sagen, sind andere eher geneigt Ihnen auch tatsächlich Glauben zu schenken. Wer hingegen nicht einmal selbst von seinen Worten überzeigt ist, wird sich enorm schwertun, andere zu überzeugen.