Sie haben eine To-Do-Liste und trotzdem das Gefühl, nicht so richtig mit Ihren Aufgaben voranzukommen? Wir stellen Ihnen einige Tipps vor, die Ihnen dabei helfen, Ihre To-Do-Liste optimal zu nutzen und einfach mehr zu schaffen.

1. Führen Sie nicht eine, sondern drei To-Do-Listen

Was? Jetzt auch noch mehrere Listen führen? Was sich im ersten Moment anfühlt wie ein unnötig kompliziertes Verfahren, bringt Ihnen viel mehr Übersicht. Statt einer riesigen Liste an unübersichtlichen, ungeordneten To-Dos können Sie die Aufgaben auf drei Listen sortieren. Cody Wheeler schlägt folgende Aufteilung vor:

• Masterliste: Hier werden alle To-Dos notiert, die auf absehbare Zeit erledigt werden müssen. Dabei ist es egal, wie klein oder unwichtig die Aufgabe im Moment erscheint. Notieren Sie auch die Fälligkeit dazu.
• Wochenliste: Die Aufgaben, die in einer bestimmten Woche erledigt werden sollen, wandern auf diese Liste.
• Tagesliste: Was unbedingt am aktuellen Tag getan werden muss, wird auf dieser Liste notiert.

Mit dieser Technik können Sie also in Ihre Aufgabenflut erst einmal Ordnung bringen und sich auf das konzentrieren, was wirklich akut erledigt werden muss.

2. Am Abend den nächsten Tag planen

Planen Sie möglichst am Abend die Tagesliste für den folgenden Tag. Das hat den Vorteil, dass Sie gedanklich mit dem Tag abschließen und Raum schaffen für Freizeit und gleichzeitig am nächsten Tag direkt loslegen können, ohne erst noch ihre Aufgaben zu koordinieren.

3. Probieren Sie die 1-3-5-Regel

Die 1-3-5-Regel bezieht sich auf Ihre Tagesliste. Dort können Sie Ihre Aufgaben anhand der folgenden Regel organisieren: Oben steht die wichtigste Tagesaufgabe (1), dann folgen drei wichtige Aufgaben und zum Schluss fünf kleinere Aufgaben, die sie zeitlich noch schaffen können (siehe nächster Punkt). Probieren Sie doch einmal aus, ob diese Regel für Sie funktioniert.

4. Gewähren Sie sich einen Puffer

Meist schätzen wir falsch ein, wie viel Zeit wir für eine Aufgabe aufwenden müssen. Daher sollten Sie schon bei der Organisation Ihrer To-Dos mehr Zeit einplanen, als Sie glauben zu benötigen. So sind Sie auf der sicheren Seite und können auch wirklich alle Tagesaufgaben erledigen. Ein weiterer Pluspunkt: So wandern ganz sicher nicht zu viele Aufgaben auf die Liste und sie bleibt übersichtlich.

5. Zerteilen Sie Aufgaben in Teil(schritt)e

Müssen Sie ein größeres Projekt in Angriff nehmen, dann überlegen Sie, welche einzelnen Schritte Sie zum Ziel führen. Notieren Sie sich als Aufgaben auf Ihrer Tagesliste auf keinen Fall die Oberaufgabe, sondern die jeweiligen Teilschritte, die Sie schaffen wollen. Sie kommen ihrem Ziel näher und können gleichzeitig etwas abhaken – ein tolles Gefühl!

6. Formulieren Sie konkrete To-Dos

Damit Sie am nächsten Tag Ihre Aufgaben noch verstehen, sollten Sie sich die Mühe machen, konkrete Formulierungen zu wählen. Statt “E-Mail” also “E-Mail an Herr/Frau Mustermann abschicken”. Idealerweise schließt jedes To-Do mit einem Verb ab – das ist auch psychologisch eine Aufforderung an Sie, ins Tun zu kommen. Sie wissen genau, was zu erledigen ist und müssen keine Zeit damit vergeuden, noch einmal darüber nachzudenken.

7. Platzieren Sie die To-Do-Liste sichtbar

Eine To-Do-Liste nach allen Regeln der Kunst zu schreiben und sie dann in die Schublade zu legen, ist offensichtlich keine gute Idee. Ihre Liste(n) sollte(n) einen Platz erhalten, an dem Sie sie immer im Auge haben können. Direkt vor Ihnen auf dem Schreibtisch oder an der Wand, digital auf dem Handy oder als App - je häufiger Ihr Blick über die Liste(n) schweift, desto mehr werden Sie sich auch auf Ihre Aufgaben fokussieren können.

8. Verschieben Sie To-Dos nur ein einziges Mal

Nicht immer werden Sie richtig abschätzen, was Sie alles schaffen werden. Manchmal verschieben wir Aufgaben aber nicht, weil es zeitlich nicht passt, sondern weil wir andere Aufgaben vorziehen. Wenn Sie bemerken, dass Sie eine Aufgabe immer wieder verschieben möchten, dann machen Sie sich klar, woran das liegt. Ist Ihnen die Aufgabe nicht wichtig? Wissen Sie nicht, wie Sie es angehen sollen? Löschen Sie die Aufgabe entweder oder überlegen Sie, wie Sie einen kleinen Schritt weiterkommen. Schieben Sie die Aufgabe aber nicht ständig weiter – das führt zu nichts.

9. Wählen Sie das Tool, das Ihnen am meisten Spaß macht

Sie machen sich ungern handschriftliche Notizen? Dann wird Ihnen das Führen einer To-Do-Liste auf Papier überhaupt keinen Spaß machen. Überlegen Sie, ob Sie ihre Aufgaben auf Papier oder digital organisieren möchten und suchen Sie nach dem richtigen Tool, das Ihnen Spaß macht. Dann ist auch die Motivation, sich mit der To-Do-Liste zu befassen, höher.

10. Feiern Sie Ihren Erfolg

Haken Sie Erledigtes ab. Das ist jedes Mal ein tolles Gefühl! Schauen Sie abends auf Ihre Liste: Haben Sie am Abend das geschafft, was sie schaffen wollten? Dann nehmen Sie sich auch einen Moment, um diese Tatsache wertzuschätzen. Das gibt Ihnen die Motivation, auch weiterhin Ihre To-Dos mit Elan anzugehen.